Tự động hoá quy trình bằng workflow, kéo thả là chạy
ASK · Học viện Doanh nghiệp AI: Thầy Mr. Why Phạm Ngọc Anh & Nguyễn Phúc Thịnh
Chào lớp. Hỏi ngay: công ty mình còn phải chép tay dữ liệu từ phần mềm này sang phần mềm kia không? Ghi nhận.
Hôm nay học gì
7 phần, học xong làm được ngay
1n8n là gì, 4 khái niệm cốt lõi
2Cloud hay tự cài, tốn bao nhiêu
3Nghĩ ra luồng trên giấy
4Dựng luồng đầu tiên
5Chạy thử và bắt lỗi
6Nối AI vào luồng
7Bắt đầu từ đâu: 30 ngày
Nhấn: mỗi phần đều có phần ANH/CHỊ TỰ LÀM. Không ngồi nghe suông.
Phần 1
n8n là gì?
Nền tảng tự động hoá quy trình bằng workflow
Kéo thả các ô ra màn hình rồi nối lại, mỗi ô làm một việc
Nối xong bấm bật, nó tự chạy mãi
Đọc là en-eight-en
Ví von: như vẽ sơ đồ quy trình trên giấy. Khác ở chỗ cái sơ đồ này TỰ LÀM VIỆC THẬT.
Phần 1
Một luồng trông thế nào?
✅ Ví dụ một luồng thật
Khi khách điền form đặt hàng
→ ghi thêm dòng vào bảng tính đơn hàng
→ nhắn Zalo cho nhóm Kho
→ gửi thư xác nhận cho khách
Không ai phải chép tay.
Cho lớp nhìn kỹ slide này. Đây là lúc họ hiểu ra n8n làm gì. Đọc chậm từng dòng.
Phần 1
✅ Tin vui: không cần cài đặt
Bản Cloud chỉ cần đăng ký tài khoản là dùng ngay
Không cần người kỹ thuật, không cần máy chủ
Có dùng thử miễn phí, không cần thẻ ngân hàng
Đây là công cụ dễ vào nhất trong nhóm tự động hoá
☁️Khác hẳn các công cụ phải cài dòng lệnh
Nhấn mạnh. Sau mấy buổi học công cụ phải nhờ người cài, đây là tin vui thật sự cho lớp.
Phần 1
⚠️ Nhưng cái khó nằm chỗ khác
Cái khó không phải cài đặt, mà là tư duy quy trình
Phải nghĩ rõ: cái gì kích hoạt, rồi làm gì, rồi làm gì nữa
Ai chưa quen nghĩ theo từng bước thì tuần đầu sẽ thấy rối
Cần kiên nhẫn, không cần giỏi máy tính
🧠Nói trước để anh/chị khỏi nản
Nói thật ngay. Học viên tin mình hơn khi mình không hứa quá.
Phần 1
Bốn khái niệm phải nắm
Tên
Nghĩa là gì
Ví dụ
Trigger
Ô kích hoạt, khởi động cả luồng
Có email mới, đến 7 giờ sáng
Node
Ô việc, mỗi ô làm một việc
Gửi thư, ghi bảng tính, hỏi AI
Workflow
Cả cái sơ đồ đã nối lại
Luồng nhận đơn hàng
Execution
Lượt chạy, mỗi vòng một lượt
Đây là thứ tính tiền
Bảo lớp chép 4 dòng này vào sổ. Nhấn dòng cuối: EXECUTION LÀ THỨ TÍNH TIỀN.
Phần 1
Quy mô, con số thật
500+tích hợp sẵn
10.000+mẫu workflow có sẵn
197.000+sao trên GitHub
200.000+thành viên cộng đồng
Nhấn con số 10.000 mẫu: việc mình cần gần như chắc chắn có người làm rồi, khỏi vẽ từ đầu.
Phần 2
Cloud hay tự cài?
Cloud
Tự cài trên máy chủ
Cần người kỹ thuật
Không
Có
Chi phí
Từ 20 EUR/tháng
Miễn phí
Giới hạn lượt chạy
Có, theo gói
Không giới hạn
Dữ liệu nằm ở đâu
Máy chủ n8n
Máy chủ công ty
Khuyên rõ: chủ SME BẮT ĐẦU BẰNG CLOUD. Tự cài để sau khi đã chạy nhiều luồng thật.
Phần 2
Các gói Cloud, bao nhiêu tiền?
Gói
Giá mỗi tháng
Lượt chạy
Starter
20 EUR
2.500 lượt · ⭐ hợp SME
Pro
50 EUR
10.000 lượt
Business
667 EUR
40.000 lượt
Tự cài
0 đ
Không giới hạn
Quy đổi: Starter khoảng 550 nghìn một tháng. Nhắc: công ty dưới 20 người được giảm 50% gói Business.
Phần 2
Điểm hay: không giới hạn người dùng
Mọi gói đều không giới hạn số người dùng
Mọi gói đều không giới hạn số workflow
Mọi gói đều có đủ mọi tích hợp
Chỉ giới hạn duy nhất: số lượt chạy mỗi tháng
👥Cả công ty dùng chung một tài khoản
Đây là điểm khác nhiều phần mềm khác. Nhấn: không phải mua thêm ghế cho từng nhân viên.
Phần 2
Nên bắt đầu thế nào?
Sai lầm hay gặpDựng luồng đầu tiên thật hoành tráng
vs
Nên làmLuồng 3 ô, chạy được đã
💡Chạy được rồi mới làm cái khó
Lỗi phổ biến: tham quá rồi làm dở, bỏ luôn. Nhấn: 3 ô chạy được hơn 20 ô làm dở.
Phần 3
90% bỏ cuộc vì chưa nghĩ đã kéo
SaiNghĩ trong đầu rồi lao vào kéo thả
vs
ĐúngViết ra giấy 10 phút trước đã
📝Đây là mẹo quan trọng nhất cả buổi
Nhấn thật mạnh. 10 phút trên giấy tiết kiệm cả buổi ngồi sửa.
Phần 3
Mẫu viết ra giấy
✅ Viết theo mẫu này
KHI ... thì ... rồi ... nếu ... thì ...
Ví dụ:
KHI khách điền form
THÌ ghi vào bảng tính
RỒI nhắn Zalo cho kho
NẾU đơn trên 10 triệu
THÌ báo sếp duyệt trước
Bảo lớp chép mẫu này vào sổ. Về nhà viết luồng nào cũng theo mẫu này.
Phần 3
Bảy phần của một luồng chuẩn
1KHI NÀO CHẠY
2LẤY DỮ LIỆU Ở ĐÂU
3LÀM GÌ VỚI DỮ LIỆU
4NẾU THẾ NÀY THÌ SAO
5GỬI KẾT QUẢ ĐI ĐÂU
6AI DUYỆT TRƯỚC KHÔNG
7CHẠY SAI THÌ BÁO AI
Nhấn hai phần cuối. Đó là hai thứ bị bỏ qua nhiều nhất, và là lý do luồng hỏng ngầm.
Phần 3
⚠️ Hai thứ đừng bao giờ quên
Ô chờ người duyệt: việc đụng tới tiền hay tới khách, máy soạn người bấm
Nhánh báo lỗi: chạy sai thì nhắn ngay cho người phụ trách
Thiếu hai thứ này thì luồng hỏng ngầm mà không ai biết
Có khi cả tháng sau mới phát hiện
⚠️Hai thứ giữ cho luồng không hỏng ngầm
Slide bắt buộc. Kể một tình huống thật: luồng gửi thư hỏng 3 tuần không ai biết, mất bao nhiêu khách.
🖐 Thực hành 1
Anh/chị làm ngay: 10 phút
Chọn một việc đang tốn thời gian nhất ở công ty
Viết ra giấy theo mẫu KHI ... THÌ ... RỒI ... NẾU ... THÌ ...
Thêm dòng: chạy sai thì báo ai
⏱️10 phút, chưa mở máy vội
GV nhấn: HÔM NAY CHỈ VIẾT GIẤY. Đi từng bàn xem họ viết. Sửa cách nghĩ, chưa sửa cách làm.
Phần 4
Dựng luồng đầu tiên
1Đăng ký bản Cloud ở n8n.io, dùng thử miễn phí
2Tìm mẫu có sẵn gần giống việc mình
3Tải về sửa lại theo công ty mình
4Nhập khoá kết nối một lần
Nhấn bước 2: ĐỪNG VẼ TỪ ĐẦU. Trong hơn 10.000 mẫu chắc chắn có cái gần giống.
Phần 4
Credential: khoá kết nối
Là thứ cho phép n8n vào tài khoản của anh/chị
Nhập một lần, nhiều luồng dùng chung
⚠️ Đây là chìa khoá vào tài khoản công ty, giữ kỹ
Nên dùng tài khoản riêng cho hệ thống, đừng dùng tài khoản cá nhân của sếp
🔑Giữ như giữ chìa khoá nhà
Slide an toàn quan trọng. Nhấn ý cuối: sếp đổi mật khẩu là luồng chết theo nếu dùng tài khoản cá nhân.
Phần 4
Chạy thử trước, bật sau
Bấm chạy thử từng ô, xem dữ liệu vào ra
Ô nào đỏ lên là sai chỗ đó, sửa rồi chạy lại
Chạy thử xong xuôi mới bấm bật
⚠️ Quên bật là lỗi số một của người mới
Demo nếu có máy. Nhấn ý cuối: vẽ xong đẹp mà quên bật thì nó nằm im, chờ mãi không thấy gì.
Phần 4
Canh lượt chạy kẻo hết tiền
SaiĐể luồng chạy mỗi phút
vs
ĐúngMỗi giờ hoặc mỗi ngày là đủ
💸Lượt chạy là tiền
Kể: có người để chạy mỗi phút, ba ngày đốt hết 2.500 lượt của cả tháng. Lỗi rất hay gặp.
🖐 Thực hành 2
Anh/chị làm ngay: 12 phút
Vào n8n.io đăng ký tài khoản dùng thử
Vào kho mẫu, tìm một mẫu gần giống luồng vừa viết trên giấy
Mở ra xem nó có những ô nào
⏱️12 phút, mới chỉ xem thôi
Trợ giảng kèm sát khâu đăng ký. Chưa cần dựng, chỉ cần họ thấy kho mẫu là đủ tự tin.
Phần 5
Nối AI vào giữa luồng
Thêm một ô AI Agent vào giữa dây chuyền
Nó đọc, nghĩ, viết rồi chuyền tiếp cho ô sau
Xem được từng bước nó nghĩ gì trên màn hình
Làm được cả hệ thống tra cứu tài liệu công ty
Đây là chỗ n8n mạnh hơn các công cụ tự động hoá khác. Nhưng nói rõ: học cái này ở tuần thứ ba.
Phần 5
AI trong luồng làm được gì?
Việc
Ví dụ thật
Đọc và tóm ý
Khách nhắn dài, AI tóm 3 dòng rồi chuyển cho sale
Phân loại
Thư nào là khiếu nại, thư nào là hỏi giá
Soạn nội dung
Soạn thư trả lời đúng giọng công ty
Tra tài liệu
Trả lời dựa trên đúng tài liệu công ty, đỡ bịa
Hỏi lớp: việc nào trong 4 cái này công ty mình cần nhất? Rồi đi sâu vào đúng cái đó.
Phần 5
Hơn 500 thứ nối được
Thư và lịch · bảng tính và lưu trữ · chat và nhắn tin
Bán hàng · thanh toán · mạng xã hội · AI
Thứ nào chưa có sẵn mà có API thì vẫn nối được
Không cần liệt kê hết. Ý: gần như mọi thứ công ty đang dùng đều nối được.
🖐 Thực hành 3
Anh/chị làm ngay: 8 phút
Liệt kê tất cả phần mềm công ty đang dùng
Khoanh 2 cặp đang phải chép tay qua lại
Đó chính là 2 luồng nên dựng trước
⏱️8 phút, đây là bài tập tìm việc để làm
Bài tập này cho ra danh sách việc thật. Ai làm xong là có ngay lộ trình cho tháng tới.
Phần 6
Ai trong công ty làm gì?
Vai
Trách nhiệm
Người dựng luồng
Vẽ, chạy thử, bật lên, đặt tên tử tế
Người dùng kết quả
Nhận kết quả, báo lại khi thấy sai
Người canh luồng
Xem lượt chạy hằng tuần, xử lý khi có báo lỗi
Nhấn vai thứ ba. Không có người canh thì luồng hỏng cả tháng không ai biết.
Phần 6
⚠️ Ba quy tắc an toàn
❌ ĐỪNG
Dùng tài khoản cá nhân của sếp
Để ai cũng sửa luồng được
Luồng đụng tiền mà không có duyệt
Quên xuất workflow ra file
✅ PHẢI
Lập tài khoản riêng cho hệ thống
Phân quyền rõ ai được sửa
Chèn ô chờ người bấm duyệt
Sao lưu mỗi luồng quan trọng
Slide bắt buộc. Credential là chìa khoá vào tài khoản công ty, nhắc lại lần nữa.
Phần 6
Người dựng nghỉ việc thì sao?
Xuất workflow ra file, mỗi luồng một bản cất riêng
Có tài liệu bàn giao: tài khoản nào, luồng nào làm gì
Đặt tên luồng đọc là hiểu, đừng đặt Workflow 1, Workflow 2
📦Xuất ra file là xong, không bị khoá
Câu hỏi này học viên nào cũng hỏi. Trả lời thẳng.
Phần 6
Đo hiệu quả, đừng đoán
Ghi lại việc này trước tốn mấy giờ, giờ tốn mấy phút
Nhân với số lần làm trong tháng
Trừ đi tiền gói Cloud đang trả
📈Có số mới biết nên đầu tư tiếp không
Phát bảng theo dõi. Nhấn: phải trừ chi phí ra mới biết thật sự có lời không.
Phần 7
n8n hay công cụ AI trò chuyện?
n8n
Công cụ AI trò chuyện
Tự chạy theo lịch
Có
Không
Nối các ứng dụng lại
Có, hơn 500
Không
Hỏi đáp, viết lách
Không phải việc của nó
Rất mạnh
Cần người kỹ thuật
Không, nếu dùng Cloud
Không
Chi phí
Tự cài 0 đ · Cloud từ 20 EUR
khoảng 20 USD/tháng
Nói CÔNG BẰNG. Chốt: hai cái này làm hai việc khác nhau, dùng cả hai là tốt nhất.
Phần 7
Lời khuyên thật lòng
Còn phải chép tay giữa các phần mềm → dựng n8n ngay
Chưa quen nghĩ theo quy trình → tuần đầu chỉ viết giấy, đừng vội
Chạy quá nhiều lượt và có người kỹ thuật → tự cài cho miễn phí
Nhân viên chép tay2 đến 3 giờ mỗi ngày
vs
n8n Cloudkhoảng 550 nghìn/tháng
Chốt: không phải để cắt người. Là để bỏ hẳn phần việc chép tay, người rảnh làm việc cần con người.
Phần 7
Vì sao nó đáng để ý
☁️ Không cần cài, đăng ký là dùng, dễ vào nhất
🔌 500+ tích hợp, gần như mọi thứ công ty dùng đều nối được
🧩 10.000+ mẫu, việc mình cần chắc chắn có người làm rồi
💾 Tự cài thì miễn phí và không giới hạn lượt chạy
Tóm lại cả buổi bằng slide này. Bốn ý, không hơn.
Phần 7
Kế hoạch 30 ngày
Tuần 1Đăng ký Cloud dùng thử, học thuộc 4 khái niệm
Tuần 2Viết giấy, lấy mẫu về sửa, dựng luồng đầu tiên
Tuần 3Dựng 3 luồng thật, thêm nhánh báo lỗi
Tuần 4Nối AI vào 1 luồng, xuất file sao lưu
Phát phiếu 30 ngày. Hẹn: 30 ngày nữa gặp lại, ai có luồng chạy thật thì khoe vào nhóm.
n8n cho chủ doanh nghiệp
📖 Bản đọc
