🗂️ Kho SOP doanh nghiệp
Chuẩn hóa cả công ty, không chỉ một việc lẻ
SOP nghĩa là cách làm chuẩn, giống như tờ công thức dán trong bếp: ai vào làm cũng ra một món y như nhau, không cần hỏi lại. Trang này có sẵn cách làm chuẩn cho 10 phòng ban trong công ty, anh chị chỉ việc đọc, sửa lại cho đúng công ty mình, rồi điền vào là dùng được ngay.
💡 Hiểu nhanh mấy từ: SOP (cách làm chuẩn, ghi từng bước) · KPI (chỉ số đo kết quả, ví dụ số đơn mỗi tháng) · CRM (phần mềm quản lý khách hàng) · IT (bộ phận kỹ thuật máy tính) · n8n (công cụ nối các phần mềm để chạy tự động) · Trợ lý AI (phần mềm AI làm hộ việc lặp đi lặp lại).
1Chọn phòng banBấm vào 1 trong 10 phòng ban của công ty mình bên dưới.
2Đọc và sửa lạiXem các bước làm chuẩn, đổi thứ tự nếu công ty mình làm khác.
3Điền và in raĐiền thông tin công ty mình, in ra hoặc lưu thành PDF để dùng.
10 phòng ban, bấm vào để mở
Muốn nhanh hơn? Dùng 1 prompt ra công thức cho cả công ty
Copy đoạn dưới, dán vào ChatGPT, Claude hoặc Gemini, sửa các chữ trong ngoặc vuông [ ] cho đúng ngành và công ty mình, bấm gửi. AI sẽ viết ra công thức chuẩn cho từng phòng ban anh chị liệt kê, cùng một lúc.
VAI TRÒ: Bạn là chuyên gia tư vấn chuẩn hóa quy trình cho doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam. BỐI CẢNH: Tôi là chủ một [điền loại hình doanh nghiệp, ví dụ: quán ăn, spa, shop quần áo online, xưởng sản xuất, công ty xây dựng nhỏ], có khoảng [điền số] nhân viên, gồm các phòng ban sau: [liệt kê phòng ban công ty tôi đang có, ví dụ: kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng, nhân sự, tài chính, vận hành...]. NHIỆM VỤ: Với TỪNG phòng ban tôi vừa liệt kê, hãy viết cho tôi một CÔNG THỨC CHUẨN riêng, đúng ngành của tôi, gồm: các bước làm chuẩn (có đánh số, ghi ai làm và hay vướng ở đâu), cách đo hiệu quả, 3 lỗi hay gặp nhất, và 2 đến 3 việc trợ lý AI có thể giúp kèm tên công cụ cụ thể. TIÊU CHUẨN: - Viết tiếng Việt đơn giản, ví dụ đúng ngành của tôi, không thuật ngữ khó hiểu. - Mỗi phòng ban trình bày thành một mục riêng, có tiêu đề rõ ràng. ĐỊNH DẠNG: Đánh số từng phòng ban 1, 2, 3, mỗi phòng ban trình bày gọn trong khoảng 150 đến 200 chữ để dễ đọc và dùng ngay.
Công ty mình đang chuẩn hóa tới đâu rồi?
🌱
Đã copy, dán vào Zalo nhóm được luôn
Cấp 0, Chưa bắt đầu
Bấm mở một phòng ban bất kỳ ở trên để bắt đầu.
🤩 Nếu dùng hết các trợ lý AI được gợi ý, công ty tiết kiệm được bao nhiêu?
Đây là số ước tính, cộng lại từ toàn bộ gợi ý trong 10 phòng ban.
Làm hết tất cả gợi ý
0 giờ/tháng
0 đồng/tháng
Chỉ làm việc nên làm trước
0 giờ/tháng
0 đồng/tháng
Tính theo chi phí
đồng/giờ nhân sự (sửa lại số này cho đúng công ty mình)
Nên làm trợ lý AI nào trước?
Đây là các việc được chấm mức "nên làm trước" từ cả 10 phòng ban. Không cần làm hết một lúc, chọn 2 hoặc 3 việc hợp với công ty mình để bắt đầu.
| Phòng ban | Trợ lý AI | Làm giúp việc gì | Dùng công cụ nào |
|---|---|---|---|
| 💼 Kinh doanh, Bán hàng | Trợ lý trả lời khách 24 trên 24 | Tự động trả lời câu hỏi thường gặp (giá, size, giờ mở cửa) trên Zalo, Facebook ngay cả ngoài giờ làm việc, chuyển khách nóng cho nhân viên thật | Zalo OA (tính năng chatbot) kết hợp ChatGPT hoặc Gemini soạn kịch bản |
| 💼 Kinh doanh, Bán hàng | Trợ lý phân loại khách | Đọc tin nhắn khách gửi vào, tự động gắn nhãn nóng, ấm, lạnh và xếp thứ tự ưu tiên trả lời cho nhân viên | Google Sheet kết hợp n8n để tự động lọc và gắn nhãn |
| 📣 Marketing | Agent trả lời tin nhắn tự động | Tự động trả lời câu hỏi thường gặp (giá, giờ mở cửa, địa chỉ) trên Facebook, Zalo 24 trên 24, chuyển khách nóng cho nhân viên thật | ChatGPT hoặc Gemini kết nối qua n8n vào fanpage, Zalo OA |
| 📣 Marketing | Agent viết nội dung đăng bài | Soạn caption, kịch bản video ngắn, lịch đăng bài 30 ngày dựa trên chủ đề sản phẩm và sự kiện trong tháng | Claude hoặc ChatGPT kết hợp Canva dựng ảnh, video |
| 🎧 Chăm sóc khách hàng | Bot trả lời nhanh | Tự động trả lời câu hỏi hay gặp (tình trạng đơn, hỏi size, chính sách đổi trả) trong vòng 30 giây, không cần nhân viên | Chatbot Zalo OA tích hợp từ khoá tự động, hoặc ChatGPT qua kết nối API |
| 🎧 Chăm sóc khách hàng | Bot tra cứu đơn hàng | Khách gửi mã đơn hàng, bot tự động tra Excel, hệ thống, báo trạng thái giao hàng, ngày dự kiến | Zapier kết nối Google Sheet, hoặc chatbot Zalo tích hợp API |
| 👥 Nhân sự | Agent sàng lọc hồ sơ | Đọc CV hoặc tin nhắn ứng viên gửi qua Zalo, Facebook, tóm tắt kinh nghiệm, gắn nhãn phù hợp hay không theo tiêu chí đã đặt sẵn | ChatGPT (bản đọc file) kết hợp Google Form thu hồ sơ |
| 👥 Nhân sự | Agent nhắc chấm công | Tự động nhắc nhân viên chấm công qua tin nhắn nếu quên, tổng hợp bảng công cuối ngày gửi cho quản lý | Ứng dụng chấm công có sẵn hoặc Google Sheet có công thức tự tính |
| 👥 Nhân sự | Agent tính lương tự động | Lấy dữ liệu công, tự trừ nghỉ, cộng tăng ca, ra bảng lương nháp để người phụ trách chỉ cần kiểm tra lại | Phần mềm lương nhỏ hoặc Google Sheet có công thức dựng sẵn |
| 💰 Tài chính, Kế toán | Agent ghi sổ tự động | Đọc hóa đơn, biên lai chụp ảnh và tự nhập vào bảng thu chi, phân loại khoản mục | Google Sheet kết hợp ChatGPT đọc ảnh hóa đơn, hoặc phần mềm kế toán nhỏ |
| 💰 Tài chính, Kế toán | Agent nhắc công nợ | Tự động rà danh sách khách nợ, gửi tin nhắc Zalo hoặc SMS trước hạn thanh toán 3 ngày | Google Sheet có công thức hạn nợ, kết nối Zalo OA hoặc SMS |
| 💰 Tài chính, Kế toán | Agent phân tích dòng tiền | Tổng hợp thu chi cuối tuần, dự báo tháng tới còn bao nhiêu tiền, cảnh báo nếu sắp thiếu hụt | ChatGPT phân tích số liệu từ Google Sheet |
| 📦 Vận hành, Kho vận, Sản xuất | Agent cảnh báo tồn kho thấp | Tự động quét Google Sheet, phần mềm bán hàng, khi tồn kho chạm mức tối thiểu thì gửi tin nhắn nhắc đặt hàng ngay | Google Sheet kết hợp n8n hoặc Make, kết nối Zalo OA, Telegram |
| 📦 Vận hành, Kho vận, Sản xuất | Agent dự báo nhu cầu nhập hàng | Phân tích lịch sử bán hàng 3 đến 6 tháng, gợi ý số lượng cần nhập tuần tới theo mùa vụ, ngày lễ | Google Sheet dữ liệu bán hàng kết hợp ChatGPT hoặc Claude phân tích xu hướng |
| 📦 Vận hành, Kho vận, Sản xuất | Agent đối soát đơn hàng và kho | Tự động so khớp đơn hàng mới với tồn kho thực tế trước khi xác nhận với khách, tránh chốt đơn hết hàng | Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp n8n |
| 🤝 Mua hàng, Nhà cung cấp | Agent so sánh giá nhà cung cấp | Tự động tổng hợp báo giá từ nhiều nhà cung cấp vào một bảng để so sánh nhanh, gợi ý mối rẻ nhất còn đảm bảo chất lượng | Google Sheet kết hợp ChatGPT (dán báo giá vào, AI tự trích số liệu và xếp hạng) |
| 🤝 Mua hàng, Nhà cung cấp | Agent soạn đơn đặt hàng | Tự soạn tin nhắn, email đặt hàng chuẩn theo mẫu, gửi đúng số lượng và thời gian giao cho từng nhà cung cấp | ChatGPT hoặc Gemini soạn mẫu, gửi qua Zalo, email hoặc qua công cụ tự động |
| 🤝 Mua hàng, Nhà cung cấp | Agent cảnh báo tồn kho thấp | Theo dõi tồn kho, tự động cảnh báo khi mặt hàng nào sắp hết để đặt hàng kịp, tránh mua gấp giá cao | Google Sheet có công thức cảnh báo màu, hoặc phần mềm quản lý kho |
| 🖥️ Công nghệ, IT | Agent giám sát sao lưu | Tự động kiểm tra mỗi ngày xem việc sao lưu dữ liệu có chạy thành công không, báo ngay qua Zalo nếu lỗi | n8n kết nối Google Drive |
| 🖥️ Công nghệ, IT | Agent nhắc đổi mật khẩu | Định kỳ nhắc người phụ trách đổi mật khẩu các tài khoản quan trọng, cảnh báo mật khẩu yếu | Ứng dụng quản lý mật khẩu |
| 🖥️ Công nghệ, IT | Agent quản lý tài khoản nhân viên | Tự động nhắc thu hồi quyền truy cập ngay khi có nhân viên nghỉ việc được đánh dấu trong bảng nhân sự | n8n kết nối Google Sheet nhân sự |
| ⚖️ Pháp lý, Tuân thủ | Trợ lý rà hợp đồng sơ bộ | Đọc hợp đồng, chỉ ra điều khoản bất lợi, điều khoản lạ cần hỏi lại, tóm tắt bằng tiếng Việt dễ hiểu (chỉ tham khảo, không thay luật sư) | ChatGPT hoặc Claude tải file hợp đồng lên rà sơ bộ |
| ⚖️ Pháp lý, Tuân thủ | Trợ lý nhắc hạn giấy phép | Tự động nhắc trước 30 ngày khi giấy phép, hợp đồng, chứng chỉ sắp hết hạn | Google Calendar kết hợp Google Sheet đặt lịch nhắc |
| ⚖️ Pháp lý, Tuân thủ | Trợ lý theo dõi thuế | Tổng hợp lịch nộp thuế, nhắc kế toán trước ngày nộp, đối chiếu biên lai đã nộp | Google Sheet tự động nhắc kết hợp phần mềm kế toán đang dùng |
| 🧭 Điều hành, Ban giám đốc | Trợ lý tổng hợp báo cáo | Gom số của các phòng đang nằm rải rác, ghép thành bảng tổng 1 trang cho sếp đọc trước họp, kèm 3 câu nhận xét con số nào bất thường | Google Sheet làm bảng tổng chung, n8n chạy tự động, ChatGPT hoặc Claude viết phần nhận xét |
| 🧭 Điều hành, Ban giám đốc | Thư ký biên bản họp | Ghi âm cuộc họp, gỡ ra chữ, tự tách thành 3 phần: đã chốt gì, giao ai việc gì hạn ngày nào, việc gì còn treo. Gửi biên bản vào nhóm Zalo trong 15 phút sau họp | Ghi âm điện thoại, ChatGPT gỡ băng và tóm tắt, n8n gửi tự động vào Zalo nhóm |
| 🧭 Điều hành, Ban giám đốc | Người nhắc việc | Mỗi sáng quét bảng theo dõi việc, nhắn riêng cho từng người việc sắp tới hạn, và gửi cho sếp danh sách việc đang trễ | Google Sheet bảng theo dõi việc, n8n chạy hàng ngày, gửi qua Zalo |
ASKTRAINING VIỆT NAM