🧾 Bộ công cụ vận hành SME

Bộ biểu mẫu vận hành cho doanh nghiệp SME

Đủ 5 khối nghiệp vụ chủ SME cần mỗi ngày: kinh doanh, nhân sự, tài chính kế toán, kho vận, quản lý điều hành. Mỗi biểu mẫu có đầy đủ trường thông tin, ví dụ điền mẫu thật, lỗi hay gặp và mẹo dùng, không cần phần mềm phức tạp, in ra hoặc chép sang Excel, Word dùng được ngay.

file tải về sẵn dùng

khối nghiệp vụ

0đ

không cần phần mềm

100%

có ví dụ điền sẵn

1Chọn đúng khốiBấm chip bên dưới hoặc gõ từ khóa vào ô tìm kiếm, ví dụ "hợp đồng", "chấm công", "phiếu chi".

2Mở từng biểu mẫuXem đầy đủ: dùng khi nào, ai điền ai duyệt, trường thông tin, ví dụ điền sẵn, lỗi hay gặp, mẹo dùng.

3Chép hoặc inBấm Chép để dán sang Excel, Word, hoặc bấm In để lưu cả bộ biểu mẫu ra PDF dùng ngay.

🗂 Tải trọn bộ tất cả biểu mẫu, chỉ 1 lần (.zip) ❓ Chưa biết bắt đầu từ đâu? Làm trắc nghiệm 1 phút

Không tìm thấy biểu mẫu nào khớp từ khóa. Thử gõ từ khóa khác hoặc bấm "Tất cả".

Khối 1 · 4 biểu mẫu

Kinh doanh & Khách hàng

Từ lúc khách hỏi giá đến khi chốt đơn, ký hợp đồng và chăm sóc lâu dài, không để khách hàng nào bị rơi giữa chừng.

📊 Tải trọn bộ khối này (.xlsx)

GÓC NHÌN GIÁM ĐỐC KINH DOANH

Vì sao quy trình bán hàng lỏng lẻo giết chết doanh thu âm thầm

Ở phần lớn SME Việt Nam, bán hàng vẫn vận hành theo kiểu khách hỏi giá qua Zalo, chốt đơn qua tin nhắn thoại, giao hàng theo lời hứa miệng. Cách này chạy tốt khi công ty còn nhỏ, một hai người có thể nhớ hết. Nhưng cái giá phải trả đến âm thầm và tích lũy dần chứ không bùng nổ ngay lập tức, nên chủ doanh nghiệp thường không nhận ra cho tới khi đã mất nhiều doanh thu.

Cái giá đó gồm ba lớp. Lớp thứ nhất là mất khách vì phản hồi chậm, khách hỏi giá buổi sáng không ai trả lời, đến chiều khách đã chốt chỗ khác. Lớp thứ hai là tranh chấp vì thỏa thuận miệng, hứa giao trong năm ngày nhưng không văn bản hóa, đến ngày thứ bảy hai bên cãi nhau ai nói gì. Lớp thứ ba, nguy hiểm nhất vì vô hình, là mất doanh thu do không ai theo dõi khách tiềm năng có hệ thống, hàng trăm khách từng hỏi giá rơi vào quên lãng vì không ai được giao trách nhiệm chăm sóc lại.

Một Giám đốc Kinh doanh giỏi không quản bằng cảm tính, mà áp một nhịp độ cố định lên toàn đội. Phễu bán hàng phải được rà soát tối thiểu hàng tuần, không đợi cuối tháng mới ngồi lại xem doanh số. Song song đó, khách hàng phải được phân loại theo giá trị: nhóm khách lớn cần người phụ trách riêng, nhóm khách vừa cần quy trình chuẩn, nhóm khách nhỏ lẻ cần tự động hóa tối đa để không tốn nhân lực cho việc lặp lại.

Ba sai lầm tư duy quản trị bán hàng chết người ở SME nằm ở hệ thống, không phải kỹ thuật bán hàng. Một, để doanh số phụ thuộc hoàn toàn vào một hai nhân viên giỏi không ai thay thế được. Hai, không tách bạch khách đang thương lượng và khách đã thực sự chốt đơn, khiến báo cáo doanh số bị thổi phồng. Ba, để mọi thỏa thuận quan trọng tồn tại dưới dạng lời nói, không văn bản hóa, để rồi khi có tranh chấp thì không bên nào có căn cứ.

Dù chỉ có vài người bán hàng, vẫn cần theo dõi định kỳ một khung chỉ số tối thiểu: tỷ lệ chuyển đổi từ báo giá sang đơn hàng thực tế, giá trị đơn hàng trung bình, và tỷ lệ khách quay lại mua thêm, vì giữ một khách cũ luôn rẻ hơn tìm một khách mới. Bốn biểu mẫu dưới đây không phải giấy tờ hành chính cho có, mà chính là bốn điểm chạm để dựng lên hệ thống quản trị doanh thu đó.

BM-KD-01 Phiếu báo giá

Dùng khi nào

Khi khách hỏi giá trước khi quyết định mua, hoặc khách cần một văn bản chính thức để trình cấp trên của họ duyệt mua hàng, ngay sau khi tư vấn xong nhu cầu.

Ai điền / ai duyệt

Nhân viên bán hàng điền theo bảng giá công ty. Đơn giá trị lớn hoặc có chiết khấu đặc biệt phải có quản lý bán hàng hoặc chủ doanh nghiệp ký duyệt trước khi gửi khách. Kế toán nên kiểm tra lại đơn giá và cách tính thuế trước khi gửi đi.

Trường thông tin cần có

Số phiếu, ngày lập, ngày hết hạn hiệu lực báo giá
Tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, số điện thoại, email
Nhân viên phụ trách báo giá
Bảng hàng hóa: tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá (ghi rõ đã gồm VAT hay chưa), thành tiền
Tổng tiền hàng trước thuế, thuế suất và tiền thuế VAT, tổng thanh toán
Điều kiện thanh toán, tỷ lệ đặt cọc
Thời gian giao hàng dự kiến, điều kiện bảo hành đổi trả
Ghi chú khuyến mãi, chữ ký và đóng dấu bên bán, ô xác nhận của khách

Ví dụ điền mẫu

BG-2026-07-015, hiệu lực đến 03/08/2026, khách Công ty Đại Thành mua 20 bộ bàn và 20 ghế xoay, tổng thanh toán 53.352.000đ (đã gồm VAT 8%), đặt cọc 30% khi ký, giao hàng trong 10 ngày làm việc, bảo hành 12 tháng lỗi nhà sản xuất.

3 lỗi SME hay mắc

Không ghi ngày hết hạn báo giá, khách quay lại sau vài tháng vẫn đòi giữ giá cũ dù nguyên liệu đã tăng giá.
Báo giá miệng qua điện thoại hoặc Zalo, không chốt lại bằng văn bản, đến lúc giao hàng khách nói giá khác lúc trước.
Ghi đơn giá mập mờ không rõ đã gồm VAT hay chưa, khách phát hiện phải trả thêm khi xuất hóa đơn.

Mẹo dùng nhanh

Làm sẵn file Excel có công thức tự tính thành tiền và tiền thuế, tránh tính tay sai sót.
Đánh số phiếu theo quy tắc năm-tháng-số thứ tự để tra lại lịch sử báo giá từng khách.
Luôn ghi hiệu lực báo giá 7 đến 15 ngày, vừa thúc khách chốt vừa tránh rủi ro biến động giá.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Kinh doanh

Phiếu báo giá không phải một tờ giấy ghi số tiền, mà là điểm chạm đầu tiên định hình việc khách hàng có tin tưởng để bước tiếp vào phễu bán hàng hay quay lưng tìm nhà cung cấp khác. Một phiếu báo giá chuyên nghiệp, nhất quán về mức giá, giúp doanh nghiệp kiểm soát biên lợi nhuận thay vì để từng nhân viên tự ý giảm cho vui lòng khách. Chỉ số cần theo dõi sát là tỷ lệ chuyển đổi từ báo giá sang đơn hàng theo từng nhân viên. Dấu hiệu cảnh báo phải can thiệp ngay: thời gian phản hồi báo giá kéo dài quá 24 đến 48 giờ, hoặc hai nhân viên báo hai mức giá khác nhau cho cùng một sản phẩm.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-KD-02 Đơn đặt hàng / Xác nhận đơn hàng

Dùng khi nào

Ngay sau khi khách đồng ý mua theo phiếu báo giá, trước khi doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị hàng, sản xuất riêng hoặc xuất kho.

Ai điền / ai duyệt

Nhân viên bán hàng lập theo báo giá đã chốt. Khách hàng ký xác nhận đặt hàng. Quản lý kho hoặc sản xuất ký nhận để chuẩn bị. Kế toán duyệt trước khi xuất hóa đơn hoặc thu tiền cọc.

Trường thông tin cần có

Số đơn, ngày lập, căn cứ theo phiếu báo giá số
Tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ giao hàng, người nhận và số điện thoại
Bảng hàng hóa kèm quy cách tùy chỉnh riêng nếu có, số lượng, đơn giá, thành tiền
Tổng tiền hàng, chiết khấu, thuế VAT, tổng thanh toán
Hình thức thanh toán, số tiền và tỷ lệ đặt cọc
Điều kiện hoàn hoặc không hoàn cọc nếu khách hủy đơn
Thời hạn thanh toán phần còn lại, ngày giao hàng dự kiến, đơn vị vận chuyển
Ghi chú yêu cầu riêng, chữ ký khách hàng, nhân viên lập đơn và người duyệt nội bộ

Ví dụ điền mẫu

DH-2026-07-042 căn cứ BG-2026-07-015, khách đặt cọc 30% (16.005.600đ) chuyển khoản ngay khi ký đơn, không hoàn cọc nếu hủy vì hàng đã làm riêng theo yêu cầu, giao hàng dự kiến 05/08/2026.

3 lỗi SME hay mắc

Nhận đặt hàng qua tin nhắn rồi cho sản xuất hoặc xuất kho ngay, không có văn bản, khách đổi ý không có gì để đòi bồi thường.
Không ghi rõ điều kiện hoàn hoặc không hoàn cọc, tranh cãi gay gắt khi khách hủy đơn hàng làm riêng.
Cho sản xuất hoặc xuất kho khi khách mới nói miệng đồng ý, chưa ký, rủi ro tồn kho nếu khách đổi ý phút chót.

Mẹo dùng nhanh

Hàng làm riêng theo yêu cầu luôn thu cọc tối thiểu 30 đến 50 phần trăm trước khi bắt tay làm.
Chưa gặp trực tiếp thì gửi đơn qua Zalo hoặc email, yêu cầu khách phản hồi rõ đồng ý đặt hàng theo nội dung trên và lưu lại làm bằng chứng tạm.
Đối chiếu đơn đặt hàng với báo giá gốc trước khi chuyển sản xuất hoặc kho để tránh sai lệch số liệu.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Kinh doanh

Đơn đặt hàng là ranh giới bắt buộc giữa khách đang cân nhắc và khách đã cam kết mua, chính ranh giới này quyết định báo cáo doanh số có đáng tin hay không. Nếu không có văn bản xác nhận rõ ràng về số lượng, giá, thời gian giao, doanh nghiệp đang vận hành dựa trên niềm tin thay vì dữ liệu. Chỉ số quan trọng là tỷ lệ đơn hàng bị hủy hoặc thay đổi sau khi đã xác nhận. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: đơn hàng giá trị lớn chỉ được chốt qua tin nhắn hoặc lời nói mà không có xác nhận bằng văn bản.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-KD-03 Hợp đồng bán hàng mẫu rút gọn

Dùng khi nào

Đơn hàng giá trị lớn, thời gian thực hiện dài, hoặc khách hàng đặc biệt công ty, cơ quan yêu cầu phải có hợp đồng làm căn cứ thanh toán, hạch toán. Đơn nhỏ dùng Đơn đặt hàng BM-KD-02 là đủ.

Ai điền / ai duyệt

Chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp ký, không giao nhân viên ký thay nếu không có giấy ủy quyền. Kế toán hoặc người phụ trách pháp lý rà lại điều khoản thanh toán, thuế, phạt vi phạm trước khi trình ký.

Trường thông tin cần có

Số hợp đồng, ngày và địa điểm ký
Thông tin Bên A và Bên B: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, số tài khoản ngân hàng
Điều 1: đối tượng hợp đồng, mô tả hàng hóa dịch vụ, tiêu chuẩn chất lượng
Điều 2: giá trị hợp đồng và tiến độ thanh toán từng đợt
Điều 3: thời gian, địa điểm, phương thức giao nhận và nghiệm thu
Điều 4: bảo hành, đổi trả, quy trình xử lý khiếu nại
Điều 5 và 6: quyền và nghĩa vụ hai bên
Điều 7: phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại
Điều 8: trường hợp bất khả kháng
Điều 9: giải quyết tranh chấp
Điều 10: hiệu lực hợp đồng, số bản, chữ ký và đóng dấu, giáp lai nếu nhiều trang

Ví dụ điền mẫu

HĐ-2026/045, giá trị 53.352.000đ đã gồm VAT, thanh toán 2 đợt (30% cọc, 70% khi nghiệm thu), phạt giao trễ 0,1% mỗi ngày tối đa 8%, tranh chấp giải quyết tại Tòa án nhân dân TP.HCM.

3 lỗi SME hay mắc

Tải mẫu có sẵn trên mạng chỉ đổi tên công ty, không sửa lại điều khoản cho khớp thực tế giao dịch.
Ghi chung chung điều khoản phạt vi phạm, không có mức cụ thể, không có căn cứ khi tranh chấp thực tế.
Hợp đồng nhiều trang chỉ ký trang cuối, không đóng dấu giáp lai, dễ bị tráo nội dung hoặc mất tính pháp lý.

Mẹo dùng nhanh

Đơn nhỏ dùng bản rút gọn 1 đến 2 trang, đơn giá trị lớn nên nhờ luật sư rà trước khi ký.
Luôn ghi rõ giá trị hợp đồng đã gồm VAT hay chưa để tránh hiểu lầm khi thanh toán.
Lưu tối thiểu 1 bản gốc đủ chữ ký và con dấu ở nơi cố định. Bản rút gọn không thay thế tư vấn pháp lý cho giao dịch phức tạp, giá trị rất lớn hoặc có yếu tố nước ngoài.
Doanh nghiệp được tự quyết hình thức, số lượng con dấu và không bắt buộc thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh (theo Luật Doanh nghiệp từ 2020). Từ 2025, chữ ký số được công nhận thay thế con dấu truyền thống, nên hợp đồng ký bằng chữ ký số hợp lệ vẫn có giá trị pháp lý.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Kinh doanh

Hợp đồng bán hàng, dù ngắn gọn đến đâu, là công cụ bảo vệ dòng tiền chứ không phải thủ tục pháp lý làm cho có để chắc ăn. Một hợp đồng chuẩn hóa điều khoản thanh toán, thời hạn giao hàng, trách nhiệm bảo hành giúp doanh nghiệp có căn cứ đòi nợ đúng hạn thay vì phải năn nỉ khách trả tiền. Chỉ số cần theo dõi là tỷ lệ hợp đồng được thanh toán đúng hạn theo điều khoản đã ký. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: công nợ quá hạn tăng ở nhóm khách hàng không có hợp đồng văn bản, hoặc đơn hàng giá trị lớn vẫn dựa trên thỏa thuận miệng.

📄 Tải hợp đồng mẫu (.docx)

BM-KD-04 Phiếu theo dõi chăm sóc khách hàng

Dùng khi nào

Liên tục từ lần đầu tiếp cận khách đến sau khi đã mua, để không bỏ sót khách tiềm năng và giữ chân khách cũ. Dùng được cả khi doanh nghiệp chưa có phần mềm CRM.

Ai điền / ai duyệt

Nhân viên bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng cập nhật mỗi lần có tương tác. Quản lý hoặc chủ doanh nghiệp xem định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng để đánh giá hiệu quả chăm sóc và nhắc khách bị bỏ quên.

Trường thông tin cần có

Mã khách hàng, ngày tạo hồ sơ, tên khách hoặc công ty, nguồn khách hàng
Số điện thoại, email, địa chỉ, nhân viên phụ trách
Phân loại khách hàng: tiềm năng, đang thương lượng, đã mua, VIP, hết tiềm năng
Nhu cầu hoặc sản phẩm khách quan tâm
Bảng lịch sử liên hệ: ngày, hình thức, nội dung, kết quả, bước tiếp theo, ngày hẹn liên hệ lại
Tổng giá trị đã mua, ngày mua gần nhất, mức độ hài lòng
Ghi chú đặc biệt sinh nhật, thói quen mua hàng, trạng thái hiện tại

Ví dụ điền mẫu

KH-0158, chị Hà chủ shop thời trang, nguồn Facebook Ads, đang thương lượng mua 5 kệ trưng bày, đã liên hệ 3 lần, hẹn tiếp 25/06, ghi chú khách hay trả lời tin nhắn sau 20 giờ nên ưu tiên nhắn Zalo thay vì gọi điện.

3 lỗi SME hay mắc

Mỗi nhân viên tự ghi sổ tay hoặc điện thoại riêng, không tập trung, nhân viên nghỉ việc là mất luôn dữ liệu khách.
Chỉ ghi hồ sơ khi đã chốt đơn, bỏ qua khách hỏi rồi chưa mua, bỏ lỡ khách tiềm năng đáng lẽ có thể chăm lại đúng lúc.
Không ghi cụ thể ngày hẹn liên hệ lại, chỉ ghi chung chung sẽ liên hệ sau, không ai nhớ để gọi lại đúng lúc.

Mẹo dùng nhanh

Dùng một Google Sheet dùng chung cả đội thay vì sổ riêng từng người.
Mỗi sáng lọc cột ngày hẹn liên hệ lại để biết hôm nay cần gọi cho những khách nào.
Tô màu cảnh báo khách quá 30 ngày chưa được liên hệ lại để quản lý nhìn màu là biết ngay.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Kinh doanh

Phiếu theo dõi chăm sóc khách hàng là công cụ giữ doanh thu bền vững, vì bán được một khách đã khó, giữ khách đó quay lại mua thêm nhiều lần còn quan trọng hơn để tối ưu lợi nhuận dài hạn. Nếu không có ai chịu trách nhiệm rõ ràng theo dõi từng khách sau khi bán, doanh nghiệp đang bỏ phí phần lớn giá trị vòng đời khách hàng. Chỉ số cốt lõi là tỷ lệ khách quay lại mua thêm theo từng nhóm giá trị. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: nhóm khách lớn mang lại phần lớn doanh thu không được liên hệ trong một thời gian dài, đây chính là nhóm đối thủ sẽ nhắm vào đầu tiên.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

Khối 2 · 4 biểu mẫu

Nhân sự

Từ xin nghỉ phép, chấm công, ký hợp đồng lao động đến đánh giá hiệu suất, đúng luật lao động Việt Nam nhưng viết dễ hiểu.

📊 Tải trọn bộ khối này (.xlsx)

GÓC NHÌN GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ

Vì sao khối nhân sự là nơi SME mất tiền âm thầm nhất

Hầu hết chủ SME Việt Nam đi lên từ dân sale, dân kỹ thuật hoặc tự thân lập nghiệp, không ai dạy họ quản trị con người bài bản, nên phản xạ tự nhiên là quản nhân sự bằng tình cảm. Tuyển vì quen biết, giữ người vì thương, tăng lương vì thấy tội, sa thải vì hết chịu nổi chứ không phải vì có căn cứ. Cách này êm trong 1 đến 2 năm đầu, nhưng cái giá phải trả xuất hiện dần và rất khó nhìn thấy ngay.

Người giỏi rời đi âm thầm vì thấy công sức không được ghi nhận bằng số liệu mà bằng cảm tính của sếp, người dở ở lại vì biết cách làm vừa lòng chứ không phải làm ra kết quả. Khi buộc phải chia tay một nhân sự yếu kém, công ty phát hiện ra mình không có một tờ giấy nào chứng minh người đó thực sự yếu kém theo tiêu chí đã thông báo trước. Đó là lúc tranh chấp lao động xảy ra, và luật lao động Việt Nam nghiêng khá rõ về phía người lao động nếu doanh nghiệp không chứng minh được quy trình đánh giá công bằng, minh bạch, đã báo trước.

Một Giám đốc Nhân sự thực chiến áp một nhịp độ cố định để cả tổ chức đi theo, không phụ thuộc tâm trạng của ai: đánh giá hiệu suất chính thức theo quý hoặc tối thiểu 2 lần một năm, 1-1 giữa quản lý trực tiếp và nhân viên hàng tháng để phản hồi sớm thay vì để bất mãn tích tụ, và rà soát lương thưởng theo chu kỳ cố định chứ không phải mỗi khi nhân viên dọa nghỉ mới đàm phán lại.

Ba sai lầm tư duy chết người lặp lại ở gần như mọi SME dưới 50 người. Một, không có tiêu chí đánh giá rõ ràng ngay từ đầu, nên khi cần cho nghỉ việc một người vì năng lực kém, công ty không có căn cứ hợp pháp. Hai, thăng chức và tăng lương theo cảm tính, người có năng lực thực sự cảm thấy bất công và rời đi. Ba, không xây quy trình bàn giao và chuẩn hóa công việc, khiến công ty phụ thuộc sống còn vào 1 đến 2 cá nhân.

Một khung chỉ số tối thiểu cần theo dõi định kỳ dù công ty chỉ 20 người: tỷ lệ nghỉ việc tách riêng tự nguyện và không tự nguyện, thời gian tuyển dụng trung bình, tỷ lệ nhân viên đạt hoặc vượt KPI, tỷ lệ nghỉ việc trong năm đầu tiên, và tỷ lệ giờ làm thêm trên tổng giờ làm việc. Không cần phần mềm đắt tiền, chỉ cần kỷ luật ghi chép đều đặn. Bốn biểu mẫu dưới đây chính là điểm khởi đầu của kỷ luật đó.

BM-NS-01 Đơn xin nghỉ phép

Dùng khi nào

Nhân viên cần xin nghỉ, dù là phép năm, việc riêng có lương theo luật (cưới, tang), việc riêng không lương, hay nghỉ ốm. Là căn cứ tính công, tính lương và xử lý khi có tranh chấp sau này.

Ai điền / ai duyệt

Nhân viên tự điền. Quản lý trực tiếp duyệt bước 1, xác nhận có người thay thế. HR hoặc chủ doanh nghiệp duyệt bước 2, chốt số ngày phép còn lại và tính lương.

Trường thông tin cần có

Họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ
Loại nghỉ phép: phép năm, việc riêng có lương, việc riêng không lương, ốm đau, thai sản, khác
Lý do nghỉ cụ thể, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tổng số ngày nghỉ
Số ngày phép năm còn lại tính đến thời điểm xin nghỉ, do HR điền
Người được bàn giao công việc, số điện thoại liên hệ khẩn
Chữ ký nhân viên và ngày nộp đơn
Chữ ký quản lý trực tiếp, duyệt hoặc không duyệt kèm lý do
Chữ ký HR hoặc chủ doanh nghiệp xác nhận cuối cùng

Ví dụ điền mẫu

Chị Hoa xin nghỉ phép năm 3 ngày (05 đến 07/08/2026), còn 8 ngày phép trước khi nghỉ, bàn giao cho đồng nghiệp, quản lý và HR đều duyệt, còn lại 5 ngày phép sau khi trừ.

3 lỗi SME hay mắc

Không tính đúng số ngày phép năm tích lũy theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 (12 ngày một năm làm đủ 12 tháng), đến khi nhân viên nghỉ việc mới phát hiện phải thanh toán tiền phép chưa nghỉ hoặc cho nghỉ vượt phép mà vẫn trả nguyên lương.
Duyệt phép bằng miệng, không lưu giấy tờ, không có bằng chứng khi tranh chấp lương hoặc xử lý kỷ luật tự ý nghỉ.
Nhầm lẫn nghỉ việc riêng có lương và không lương theo Điều 115 (cưới 3 ngày, con cưới 1 ngày, cha đẻ hoặc mẹ đẻ hoặc cha nuôi hoặc mẹ nuôi của cả vợ và chồng, hoặc vợ, chồng, con đẻ, con nuôi mất là 3 ngày có lương, các người thân khác mất chỉ nghỉ không lương 1 ngày nếu công ty đồng ý), dẫn đến trả lương sai cho trường hợp luật không cho phép.

Mẹo dùng nhanh

Thiết kế sẵn ô số ngày phép còn lại ngay trên đơn để tránh cãi nhau về sau.
Số hóa bằng Google Form hoặc Excel chia sẻ, tự động trừ phép, tra cứu nhanh hơn giấy.
Lưu đơn xin phép tối thiểu 3 năm, phòng trường hợp thanh tra lao động hoặc tranh chấp.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Nhân sự

Nhiều chủ doanh nghiệp coi đây là tờ giấy thủ tục, nhưng đây là công cụ kiểm soát rủi ro vắng mặt và là bằng chứng pháp lý khi tính ngày phép chưa nghỉ lúc chấm dứt hợp đồng theo luật lao động. Không có đơn được duyệt bằng văn bản, công ty rất dễ rơi vào tranh cãi khi xử lý kỷ luật nghỉ không phép. Chỉ số cần theo dõi là tỷ lệ nghỉ không phép trên tổng số ngày công của từng người, theo quý. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: một nhân viên có tần suất xin nghỉ tăng đột biến hoặc lặp lại quanh thứ Hai, thứ Sáu, thường là tín hiệu sớm của mất động lực.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-NS-02 Bảng chấm công

Dùng khi nào

Dùng hàng tháng, làm căn cứ tính lương, tăng ca, thưởng chuyên cần, và là hồ sơ pháp lý khi có tranh chấp về tiền lương hoặc tiền làm thêm giờ.

Ai điền / ai duyệt

Nhân viên tự chấm công bằng máy, app hoặc bảng giấy ký tay, hoặc quản lý tổng hợp cho cả nhóm. Quản lý trực tiếp xác nhận đúng thực tế, kế toán hoặc HR chốt số liệu cuối tháng.

Trường thông tin cần có

Tháng, năm chấm công, họ tên, mã nhân viên, phòng ban
Bảng các ngày trong tháng với ký hiệu: đủ công, nửa công, phép năm, không lương, nghỉ lễ, ốm, tăng ca kèm số giờ
Giờ vào, giờ ra thực tế mỗi ngày nếu chấm theo giờ
Tổng số công chuẩn trong tháng
Tổng giờ làm thêm, tách riêng theo loại ngày: ngày thường, ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ Tết vì hệ số trả lương khác nhau
Tổng ngày nghỉ phép năm đã dùng, tổng ngày nghỉ không lương trong tháng
Ghi chú đi trễ về sớm, chữ ký nhân viên và quản lý, ngày chốt bảng công

Ví dụ điền mẫu

Anh Bình, tháng 07/2026, 26 công chuẩn, nghỉ phép 1 ngày, tăng ca 8 giờ ngày thường (hệ số 150%) cộng 4 giờ Chủ nhật (hệ số 200%), đi trễ 2 lần đã trừ theo nội quy.

3 lỗi SME hay mắc

Chỉ chấm công tay, không có bằng chứng khách quan như vân tay, định vị hay camera, khi nhân viên khiếu nại thiếu công không có gì đối chứng.
Không tách hệ số tăng ca theo loại ngày. Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 quy định tối thiểu 150% ngày thường, 200% ngày nghỉ tuần, 300% lễ Tết. Trả đồng loạt một mức là trả thiếu và vi phạm luật.
Chốt công trễ, không cho nhân viên xác nhận trước khi trả lương, gây khiếu nại sau khi tiền đã chuyển.

Mẹo dùng nhanh

Cố định một ngày chốt công hàng tháng, thông báo trước cho toàn công ty.
Gửi bảng công riêng từng người xác nhận trước khi chạy lương, đừng đợi đến ngày trả lương.
Đầu tư máy chấm công vân tay hoặc app có định vị, chi phí thấp nhưng giảm rủi ro tranh chấp rất nhiều.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Nhân sự

Đây không chỉ là căn cứ trả lương, mà là lá chắn pháp lý số một khi xảy ra tranh chấp về giờ làm thêm, vì luật lao động giới hạn nghiêm ngặt số giờ tăng ca tối đa và doanh nghiệp phải chứng minh được mình tuân thủ nếu bị thanh tra. Chỉ số cần theo dõi là tỷ lệ giờ tăng ca trên tổng giờ công theo từng bộ phận, không phải để trừng phạt mà để phát hiện bộ phận nào đang thiếu người. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: một bộ phận liên tục vượt trần giờ làm thêm hợp pháp trong nhiều tháng liên tiếp, vừa là rủi ro pháp lý vừa là dấu hiệu sớm của kiệt sức dẫn đến nghỉ việc hàng loạt.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-NS-03 Hợp đồng lao động mẫu rút gọn

Dùng khi nào

Tuyển nhân viên chính thức, sau thời gian thử việc hoặc ký thẳng. Bắt buộc phải có với người lao động làm việc từ đủ 1 tháng trở lên.

Ai điền / ai duyệt

HR hoặc chủ doanh nghiệp (bên sử dụng lao động) soạn. Nhân viên mới cung cấp giấy tờ cá nhân để điền. Đại diện pháp luật doanh nghiệp và người lao động cùng ký.

Trường thông tin cần có

Thông tin bên sử dụng lao động: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện
Thông tin người lao động: họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ, số điện thoại, số sổ BHXH nếu có
Loại hợp đồng: không xác định thời hạn, hoặc xác định thời hạn tối đa 36 tháng theo Điều 20
Công việc, chức danh, địa điểm làm việc
Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, trang bị bảo hộ nếu cần
Mức lương, hình thức và kỳ hạn trả lương, chế độ nâng lương
Thời gian thử việc đúng Điều 25 (tối đa 180 ngày vị trí quản lý, 60 ngày cao đẳng trở lên, 30 ngày trung cấp, 6 ngày công việc khác)
Cam kết đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
Điều khoản chấm dứt hợp đồng đúng thời hạn báo trước theo Điều 35 và 36
Cam kết bảo mật nếu cần, ngày ký và chữ ký hai bên

Ví dụ điền mẫu

Hợp đồng xác định thời hạn 12 tháng, lương 9.000.000đ cộng phụ cấp ăn trưa 500.000đ, trả ngày 5 hàng tháng qua chuyển khoản, đóng BHXH từ tháng làm chính thức, báo trước 30 ngày khi chấm dứt.

3 lỗi SME hay mắc

Ký hợp đồng xác định thời hạn quá số lần cho phép. Điều 20 chỉ cho ký tối đa 2 lần liên tiếp, lần 3 phải chuyển sang không xác định thời hạn. Lặp lại nhiều lần để dễ cho nghỉ là vi phạm luật.
Không đóng BHXH bắt buộc để tiết kiệm chi phí, thỏa thuận ngầm trả thêm tiền thay vì đóng bảo hiểm, rủi ro bị truy thu cộng lãi phạt và bị khởi kiện.
Gộp thời gian thử việc vào hợp đồng chính thức hoặc thử việc quá thời hạn luật cho phép để né nghĩa vụ đóng bảo hiểm giai đoạn thử việc.

Mẹo dùng nhanh

Lập 2 bản giá trị như nhau, mỗi bên giữ 1 bản đủ chữ ký và ngày tháng.
Tách riêng phụ lục thử việc và cam kết bảo mật, không nhồi vào 1 văn bản.
Rà lại mức lương mỗi khi Nhà nước điều chỉnh lương tối thiểu vùng. Đây là mẫu tham khảo, trường hợp đặc thù nên nhờ chuyên viên pháp lý rà lại.
Từ 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP cho phép ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số qua nền tảng eContract, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy, doanh nghiệp có thể chọn hình thức này thay vì in giấy ký tay nếu muốn.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Nhân sự

Hợp đồng lao động là nền móng xác lập quan hệ lao động hợp pháp theo Bộ luật Lao động 2019, quy định rõ nội dung bắt buộc như công việc, địa điểm, thời hạn, mức lương, thời giờ làm việc và bảo hiểm xã hội. Đây là công cụ phòng ngừa tranh chấp phân loại quan hệ lao động và tranh chấp chấm dứt hợp đồng trái luật, vì hợp đồng thiếu điều khoản hoặc mô tả công việc mơ hồ là kẽ hở lớn nhất khi ra tòa. Chỉ số theo dõi là tỷ lệ hợp đồng được tái ký hoặc chuyển loại đúng thời hạn trước khi hết hạn. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: hợp đồng xác định thời hạn đã hết hạn nhưng nhân viên vẫn tiếp tục làm việc mà chưa ký lại, vì theo luật trường hợp này có thể tự động chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn ngoài ý muốn.

📄 Tải hợp đồng mẫu (.docx)

BM-NS-04 Phiếu đánh giá hiệu suất nhân viên

Dùng khi nào

Định kỳ hàng tháng, quý hoặc năm, làm căn cứ tăng lương, thưởng, thăng chức, hoặc nhắc nhở cải thiện với nhân viên chưa đạt yêu cầu.

Ai điền / ai duyệt

Nhân viên tự đánh giá. Quản lý trực tiếp đánh giá chính thức. HR hoặc chủ doanh nghiệp tổng hợp và duyệt cuối, đặc biệt khi liên quan quyết định lương, thưởng hoặc kỷ luật.

Trường thông tin cần có

Họ tên, chức danh, phòng ban, kỳ đánh giá
Mục tiêu công việc đã giao đầu kỳ, kết quả thực tế từng mục tiêu, tỷ lệ hoàn thành
Tiêu chí theo thang điểm 1 đến 5: chất lượng công việc, tiến độ, thái độ, phối hợp nhóm, chủ động sáng tạo, tuân thủ nội quy
Điểm tổng và xếp loại: xuất sắc, tốt, đạt, cần cải thiện, không đạt
Nhận xét của quản lý, tự nhận xét hoặc giải trình của nhân viên
Đề xuất hành động: tăng lương, thưởng, cử đi đào tạo, cảnh báo bằng văn bản
Kế hoạch cải thiện nếu chưa đạt, chữ ký nhân viên và quản lý, ngày đánh giá

Ví dụ điền mẫu

Chị Mai, quý 2/2026, mục tiêu xử lý 95% khiếu nại trong 24 giờ đạt 92%, điểm trung bình 4,0 trên 5 xếp loại Tốt, đề xuất giữ nguyên lương và cử đào tạo kỹ năng xử lý tình huống khó.

3 lỗi SME hay mắc

Đánh giá cảm tính, không có mục tiêu cụ thể từ đầu kỳ, nhân viên thấy không công bằng và mất động lực.
Không lưu hồ sơ đánh giá bằng văn bản. Khi cần chấm dứt hợp đồng vì thường xuyên không hoàn thành công việc theo Điều 36.1.a Bộ luật Lao động 2019 mà không có hồ sơ đánh giá cụ thể, doanh nghiệp gần như chắc chắn thua nếu tranh chấp.
Đánh giá một chiều, không cho nhân viên phản hồi, gây ức chế nội bộ, tăng tỷ lệ nghỉ việc của người giỏi.

Mẹo dùng nhanh

Đặt mục tiêu rõ ràng đầu kỳ cùng nhân viên thống nhất để cuối kỳ có căn cứ so sánh khách quan.
Dùng thang điểm đơn giản 1 đến 5 thay vì viết nhận xét dài dòng, dễ so sánh giữa các kỳ.
Lưu phiếu đánh giá tối thiểu 2 năm trong hồ sơ nhân sự.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Nhân sự

Đây là công cụ quản trị rủi ro quan trọng nhất, vì nó chính là căn cứ pháp lý và đạo đức để doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng với người có năng lực yếu kém một cách hợp pháp, thay vì bị coi là sa thải tùy tiện. Không có phiếu đánh giá với tiêu chí rõ ràng đã thông báo từ trước, công ty gần như chắc chắn thua nếu bị kiện đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật. Chỉ số cần theo dõi là phân bổ kết quả đánh giá theo từng quản lý, để phát hiện quản lý nào đánh giá dễ dãi cho toàn bộ nhân viên đạt loại xuất sắc. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: một nhân viên đột ngột bị đánh giá kém lần đầu tiên ngay trước thời điểm công ty muốn cho nghỉ việc, không có lịch sử đánh giá thấp trước đó.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

Khối 3 · 4 biểu mẫu

Tài chính kế toán

Kiểm soát mọi đồng tiền vào ra, tránh thất thoát và né được các lỗi khiến khoản chi bị loại khi quyết toán thuế.

📊 Tải trọn bộ khối này (.xlsx)

GÓC NHÌN CFO

Vì sao khối tài chính kế toán quyết định doanh nghiệp sống hay chết

Không ít chủ doanh nghiệp cầm báo cáo lãi lỗ cuối năm với con số lãi vài trăm triệu, mặt tươi rói, rồi hai tháng sau lại hỏi vì sao công ty làm ăn có lãi mà giờ không đủ tiền trả lương. Đây là bệnh nền của phần lớn SME Việt Nam. Báo cáo lãi lỗ ghi nhận doanh thu theo nguyên tắc kế toán dồn tích, một đơn hàng được ghi nhận doanh thu ngay khi xuất hóa đơn dù khách nợ 60 hay 90 ngày mới trả, trong khi tiền mặt chỉ thực sự tồn tại khi nó nằm trong tài khoản hoặc két.

Một công ty có thể lãi trên sổ sách nhưng chết vì hết tiền mặt để trả lương, trả nhà cung cấp, đóng thuế đúng hạn. Đây chính là khoảng trống mà bộ biểu mẫu tài chính chuẩn hóa phải lấp vào: phiếu thu, phiếu chi, đề nghị thanh toán và bảng công nợ không phải là giấy tờ hành chính, mà là hệ thống cảm biến giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy dòng tiền thực tế tách biệt hoàn toàn khỏi con số lợi nhuận kế toán.

Một CFO thực chiến không đợi đến cuối tháng mới biết công ty đang ở đâu. Hằng ngày kiểm tra số dư tiền mặt thực tế. Hằng tuần xem báo cáo dòng tiền dự kiến 4 đến 6 tuần tới, danh sách công nợ quá hạn, và các khoản chi lớn sắp đến hạn. Hằng tháng đóng sổ, đối chiếu lãi lỗ với dòng tiền thực tế, cập nhật lại dự báo tiền mặt cho quý tiếp theo. Phần lớn SME thất bại không phải vì thiếu công cụ mà vì thiếu nhịp độ.

Ba sai lầm tư duy chết người lặp đi lặp lại. Một, chủ doanh nghiệp tự làm luôn vai trò kiêm kế toán kiêm thủ quỹ kiêm người duyệt chi, không ai kiểm tra ai. Hai, không có nguyên tắc bốn mắt khi duyệt chi, người đề nghị và người duyệt phải luôn là hai người khác nhau. Ba, không tách bạch tiền cá nhân của chủ và tiền công ty, dẫn đến việc không ai biết chính xác công ty đang lãi hay lỗ thật, và khi cần vay vốn thì sổ sách không thể trình bày cho ai xem được.

Khung KPI tài chính tối thiểu bắt buộc phải có trên bảng theo dõi hằng tuần: vòng quay tiền mặt, DSO số ngày thu tiền bình quân, tỷ lệ chi phí cố định trên doanh thu, và số dư tiền mặt tối thiểu duy trì được bao nhiêu tuần hoạt động nếu doanh thu bằng không. Bốn con số này, nếu chủ doanh nghiệp nhìn thấy mỗi tuần, sẽ cứu công ty khỏi phần lớn các cú sốc thanh khoản.

BM-TC-01 Phiếu thu

Dùng khi nào

Bất cứ lúc nào có tiền mặt hoặc tiền vào tài khoản công ty: khách trả tiền hàng, thu hồi tạm ứng thừa, góp vốn, cho thuê mặt bằng, hoàn thuế. Có tiền chảy vào là phải có phiếu thu, kể cả chưa có hóa đơn.

Ai điền / ai duyệt

Kế toán hoặc thủ quỹ lập khi nhận tiền. Người nộp tiền ký xác nhận đã nộp, thủ quỹ ký xác nhận đã nhận đủ. Kế toán trưởng rà nội dung, chủ doanh nghiệp duyệt với khoản bất thường hoặc lớn.

Trường thông tin cần có

Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, số phiếu thu, ngày lập
Họ tên và địa chỉ người nộp tiền
Lý do nộp tiền, ghi rõ không chung chung
Số tiền bằng số và bằng chữ, số chứng từ gốc kèm theo (hóa đơn điện tử, biên nhận...)
Hình thức thu: tiền mặt hay chuyển khoản, số tài khoản nếu chuyển khoản
Tỷ giá quy đổi nếu thu bằng ngoại tệ
Chữ ký: người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc

Ví dụ điền mẫu

PT0042, thu 45.000.000đ tiền thanh toán đơn hàng HD0089, chuyển khoản vào tài khoản Vietcombank, kèm 1 hóa đơn điện tử và 1 phiếu giao hàng.

3 lỗi SME hay mắc

Thu tiền không lập phiếu ngay, dồn cuối tháng mới ghi, cuối kỳ đối chiếu quỹ tiền mặt lệch mà không biết lệch ở đâu.
Ghi lý do thu chung chung thu tiền khách hàng, không ghi rõ đơn hàng nào, sau này không truy được nguồn gốc khi quyết toán thuế.
Thu tiền mặt số lớn không chuyển khoản trong khi từ mức quy định phải chuyển khoản mới được khấu trừ, dẫn đến bị loại khi quyết toán.

Mẹo dùng nhanh

Đánh số phiếu liên tục không bỏ số, cuối tháng đếm số phiếu là biết ngay thiếu phiếu nào.
Thu tiền mặt trên 5 triệu nên đề nghị khách chuyển khoản.
Cuối mỗi tuần đối chiếu tổng phiếu thu với số dư tăng thêm trong sổ quỹ, đừng đợi cuối tháng.

🎯 Góc nhìn CFO

Phiếu thu không phải để có giấy cho có, nó là bằng chứng đối chiếu bắt buộc giữa số tiền thực nhận và số tiền được ghi nhận vào sổ quỹ, ngăn chặn tình trạng tiền vào nhưng không được ghi nhận đầy đủ. Chỉ số cần theo dõi là tỷ lệ thu tiền đúng hạn so với hạn thanh toán trên hợp đồng. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: số lượng phiếu thu trong tháng giảm bất thường so với doanh số bán ra được ghi nhận, nghĩa là hàng đã giao, doanh thu đã lên sổ, nhưng tiền chưa về. Mọi phiếu thu tiền mặt trên một hạn mức nhất định phải có chữ ký của người khác ngoài người trực tiếp nhận tiền.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-TC-02 Phiếu chi

Dùng khi nào

Bất cứ lúc nào tiền công ty chi ra: trả nhà cung cấp, chi lương, tạm ứng công tác, mua văn phòng phẩm, điện nước, tiếp khách. Có tiền chảy ra là phải có phiếu chi, dù tiền mặt hay chuyển khoản.

Ai điền / ai duyệt

Người đề nghị chi khởi tạo yêu cầu. Kế toán lập phiếu sau khi đề nghị được duyệt. Thủ quỹ chi tiền và ký, người nhận ký nhận. Kế toán trưởng kiểm tra chứng từ, chủ doanh nghiệp duyệt chi, bước quan trọng nhất không được bỏ qua dù khoản nhỏ.

Trường thông tin cần có

Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, số phiếu chi, ngày lập
Họ tên và địa chỉ người nhận tiền, lý do chi cụ thể
Số tiền bằng số và bằng chữ, chứng từ gốc kèm theo (hóa đơn điện tử, hợp đồng...)
Hình thức chi: tiền mặt hay chuyển khoản, số tài khoản người nhận
Tỷ giá quy đổi nếu chi bằng ngoại tệ
Chữ ký: người đề nghị, người lập phiếu, thủ quỹ, người nhận, kế toán trưởng, giám đốc

Ví dụ điền mẫu

PC0078, chi 32.500.000đ thanh toán nguyên vật liệu theo hóa đơn điện tử 0001234, chuyển khoản vào tài khoản ACB, kèm hóa đơn điện tử, hợp đồng và đề nghị thanh toán đã duyệt.

3 lỗi SME hay mắc

Chi tiền trước, xin duyệt sau hoặc không xin duyệt, dẫn tới chi sai mục đích hoặc vượt ngân sách mà chủ không biết.
Không đính kèm đủ chứng từ gốc, khoản chi không được tính chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, phải nộp thêm thuế oan.
Chi tiền mặt cho khoản từ 5 triệu đồng trở lên (mức áp dụng từ 01/07/2025 theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hạ từ mức 20 triệu đồng trước đây), phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ VAT, bị loại chi phí hoặc truy thu khi thanh tra.

Mẹo dùng nhanh

Không có chữ ký duyệt của chủ thì thủ quỹ tuyệt đối không chi tiền, kể cả sếp gọi điện yêu cầu.
Lập sẵn danh sách khoản chi cố định hàng tháng để đối chiếu nhanh.
Cuối tuần in danh sách phiếu chi trong tuần, chủ doanh nghiệp dành 15 đến 20 phút lướt qua để phát hiện sớm khoản bất thường.

🎯 Góc nhìn CFO

Phiếu chi là tuyến phòng thủ cuối cùng trước khi tiền rời khỏi công ty, và chỉ có giá trị kiểm soát thật sự khi người đề nghị chi và người duyệt chi là hai người khác nhau, đây là nguyên tắc bốn mắt bắt buộc dù công ty nhỏ đến đâu. Chỉ số cần theo dõi là tỷ lệ chi tiêu ngoài kế hoạch ngân sách tháng. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: cùng một khoản mục chi được duyệt nhiều lần với số tiền nhỏ lẻ liên tiếp thay vì gộp thành một khoản chi lớn có kiểm soát, đây là mô hình kinh điển của việc lách hạn mức duyệt chi.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-TC-03 Đề nghị thanh toán / tạm ứng

Dùng khi nào

Dùng trước khi phát sinh phiếu chi, khi nhân viên hoặc bộ phận cần công ty chi tiền hoặc ứng trước, giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền ra trước khi tiền rời khỏi công ty.

Ai điền / ai duyệt

Nhân viên hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu lập đề nghị. Trưởng bộ phận xác nhận nhu cầu hợp lý. Kế toán kiểm tra ngân sách và khoản tạm ứng cũ chưa hoàn. Chủ doanh nghiệp duyệt cuối cùng.

Trường thông tin cần có

Tên đơn vị, số đề nghị, ngày lập, họ tên người đề nghị và bộ phận
Loại đề nghị: thanh toán hoặc tạm ứng, nội dung lý do
Số tiền bằng số và bằng chữ, thời hạn cần chi
Thời hạn hoàn ứng với khoản tạm ứng
Chứng từ dự kiến hoặc đính kèm sẵn
Hình thức thanh toán mong muốn và thông tin tài khoản người thụ hưởng
Chữ ký: người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán, giám đốc duyệt

Ví dụ điền mẫu

DNTU015, tạm ứng 8.000.000đ đi công tác Đà Nẵng 3 ngày, hạn hoàn ứng trong 3 ngày sau công tác kèm nộp hóa đơn và hoàn lại phần chưa dùng hết.

3 lỗi SME hay mắc

Tạm ứng không quy định hạn hoàn ứng hoặc có nhưng không theo dõi, cuối năm cộng dồn thành khoản tạm ứng treo lớn không rõ đã chi vào việc gì.
Duyệt miệng không có giấy tờ, không có căn cứ khi tranh chấp hoặc khi thuế, kiểm toán yêu cầu giải trình.
Nhầm lẫn giữa tạm ứng và chi phí thực tế, quên nhắc nhân viên nộp lại phần tiền dư, vừa thất thoát vừa sai lệch báo cáo.

Mẹo dùng nhanh

Quy định cứng mọi khoản tạm ứng phải có hạn hoàn ứng cụ thể, ai chưa quyết toán tạm ứng cũ thì không được duyệt tạm ứng mới.
Khoản nhỏ dưới 2 triệu có thể duyệt nhanh gọn hơn, khoản lớn bắt buộc chữ ký trực tiếp của chủ.
Cuối tháng kế toán liệt kê danh sách tạm ứng chưa hoàn ứng gửi chủ xem qua.

🎯 Góc nhìn CFO

Đây là biểu mẫu quan trọng nhất vì nó kiểm soát dòng tiền trước khi tiền chảy ra, buộc người xin tiền phải trình bày lý do, số tiền, thời hạn hoàn ứng, tạo ra một bước dừng để người duyệt cân nhắc trước khi tiền rời tài khoản. Chỉ số cần theo dõi là tổng dư nợ tạm ứng chưa hoàn ứng và tuổi nợ tạm ứng. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: một cá nhân có nhiều khoản tạm ứng chồng lên nhau chưa quyết toán khoản cũ đã xin khoản mới, dấu hiệu sớm của việc dùng tiền công ty như nguồn vốn cá nhân không lãi suất.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-TC-04 Bảng theo dõi công nợ phải thu, phải trả

Dùng khi nào

Liên tục hàng ngày hoặc hàng tuần, theo dõi ai đang nợ mình và mình đang nợ ai. SME thường hết tiền mặt không phải vì không có lãi mà vì bị chiếm dụng vốn hoặc quên đòi, quên trả nợ đúng hạn.

Ai điền / ai duyệt

Kế toán công nợ cập nhật mỗi khi phát sinh giao dịch bán chịu, mua chịu hoặc có thanh toán. Nhân viên kinh doanh, thu mua cung cấp hạn thanh toán đã thỏa thuận. Chủ doanh nghiệp xem và ra quyết định định kỳ, khuyến nghị hàng tuần.

Trường thông tin cần có

Phần phải thu: khách hàng, số hóa đơn hoặc hợp đồng, ngày phát sinh, số tiền phải thu ban đầu, hạn thanh toán
Số tiền đã thu cộng dồn, số dư còn phải thu, số ngày quá hạn, người phụ trách, ghi chú tình trạng
Phần phải trả: các cột tương ứng với nhà cung cấp
Số tiền đã trả cộng dồn, số dư còn phải trả, số ngày còn lại đến hạn hoặc quá hạn

Ví dụ điền mẫu

Phải thu Công ty Minh Phát 60.000.000đ hạn 05/08, đã thu 20 triệu còn 40 triệu, khách cam kết trả hết 03/08. Phải trả Công ty Bao Bì An Phát 25.000.000đ hạn 25/07, còn 3 ngày, cần chuyển khoản sớm để giữ chiết khấu 1%.

3 lỗi SME hay mắc

Chỉ nhớ công nợ trong đầu hoặc hỏi miệng khách, không ghi chép, khi khách đổi người phụ trách hoặc chối nợ thì không có chứng từ đối chiếu.
Không phân loại công nợ theo tuổi nợ, không ưu tiên đòi khoản có nguy cơ mất trước khi khách đóng cửa hoặc mất khả năng trả.
Chỉ theo dõi phải thu mà bỏ quên phải trả, quên hạn thanh toán nhà cung cấp, bị cắt công nợ hoặc mất chiết khấu thanh toán sớm.

Mẹo dùng nhanh

Tô màu cảnh báo theo tuổi nợ, xanh còn hạn, vàng sắp hoặc vừa quá hạn, đỏ quá hạn trên 15 ngày.
Cố định một ngày trong tuần rà toàn bộ bảng công nợ hai chiều.
So sánh tổng phải thu và phải trả mỗi tuần, nếu phải thu luôn lớn hơn nhiều mà vẫn thiếu tiền mặt là dấu hiệu bị khách chiếm dụng vốn.

🎯 Góc nhìn CFO

Bảng công nợ là công cụ dự báo dòng tiền quan trọng nhất trong toàn bộ khối tài chính, cho biết trước bao nhiêu tiền sẽ về và bao nhiêu tiền sẽ phải ra trong 30, 60, 90 ngày tới. Chỉ số theo dõi sát nhất là DSO và tỷ lệ nợ quá hạn trên 60 ngày so với tổng công nợ phải thu, nếu vượt 20% là báo động đỏ. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: công nợ phải trả nhà cung cấp tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu, nghĩa là công ty đang dùng tiền của nhà cung cấp để bù đắp thiếu hụt tiền mặt nội bộ, chiến lược chỉ bền trong ngắn hạn.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

Khối 4 · 3 biểu mẫu

Kho vận

Kiểm soát hàng vào, hàng ra và kiểm kê định kỳ, chặn đứng thất thoát ngay từ khâu ghi chép.

📊 Tải trọn bộ khối này (.xlsx)

GÓC NHÌN GIÁM ĐỐC VẬN HÀNH

Vì sao kho hàng là nơi tiền bốc hơi âm thầm nhất ở SME

Thất thoát kho có một đặc điểm khiến nó nguy hiểm hơn hẳn mất tiền mặt: nó xảy ra từ từ, rải rác, và vô hình cho đến ngày kiểm kê. Mất tiền mặt thì phát hiện ngay trong ngày vì sổ quỹ đối chiếu hàng ngày. Nhưng hàng hóa thì khác, hôm nay thiếu hai cái, tuần sau thiếu ba cái, không ai để ý vì tổng tồn kho trên sổ sách vẫn trông có vẻ ổn. Đến khi kiểm kê định kỳ, con số chênh lệch cộng dồn cả quý mới lộ ra, và lúc đó không ai còn nhớ nó bắt đầu từ đâu.

Một Giám đốc Vận hành giỏi không chờ đến cuối năm mới kiểm kê. Nguyên tắc là phân loại hàng theo ABC: nhóm A chiếm phần lớn giá trị tồn kho dù số lượng mã hàng ít, phải kiểm đếm sát sao theo tuần hoặc chu kỳ ngắn; nhóm B kiểm theo tháng; nhóm C kiểm theo quý là đủ. Làm như vậy, nguồn lực kiểm soát tập trung đúng chỗ tiền nằm nhiều nhất, thay vì dàn trải đều cho mọi mặt hàng như nhau.

Ba lỗi tư duy hệ thống chết người, không phải lỗi ghi chép của nhân viên. Một, thủ kho kiêm luôn người ghi sổ xuất nhập, không có cơ chế đối chiếu chéo nào cả. Hai, không phân quyền rõ ai được lấy hàng ra khỏi kho, gần như ai trong công ty cũng có thể vào kho lấy hàng tạm dùng mà không qua phiếu xuất. Ba, không có nguyên tắc nhập trước xuất trước được thực thi nghiêm túc, hàng cũ bị đẩy ra sau, hàng mới lấy trước vì tiện tay.

Một khung chỉ số kho vận tối thiểu cần theo dõi định kỳ, không phải để báo cáo cho có mà để cảnh báo sớm: tỷ lệ thất thoát tức chênh lệch giữa tồn kho sổ sách và tồn kho thực tế khi kiểm kê, vòng quay hàng tồn kho, và tỷ lệ hàng chậm luân chuyển. Ba chỉ số này không cần phần mềm phức tạp, chỉ cần ba biểu mẫu được ghi chép đúng và đối chiếu đều đặn là đã có đủ dữ liệu để tính. Vấn đề không nằm ở công cụ, mà nằm ở kỷ luật vận hành đằng sau tờ giấy.

BM-KV-01 Phiếu nhập kho

Dùng khi nào

Mỗi khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu vào kho: nhận hàng mua từ nhà cung cấp, khách trả hàng, chuyển kho nội bộ, thành phẩm từ xưởng nhập kho, hàng mượn hoặc ký gửi. Hàng vào kho không có phiếu nhập là hàng vô danh, dễ mất, dễ nhầm.

Ai điền / ai duyệt

Thủ kho điền và kiểm đếm cùng người giao hàng của nhà cung cấp, hai người khác nhau, không để một người vừa giao vừa tự ký nhận. Kế toán kho hoặc kế toán trưởng đối chiếu hóa đơn và đơn đặt hàng. Doanh nghiệp nhỏ thì chủ hoặc quản lý trực tiếp duyệt.

Trường thông tin cần có

Số phiếu nhập, ngày giờ nhập, tên kho
Nhà cung cấp hoặc đơn vị giao hàng, số hóa đơn hoặc đơn đặt hàng và ngày
Người giao hàng: họ tên, số điện thoại, biển số xe
Bảng chi tiết hàng: mã hàng, tên và quy cách, đơn vị tính, số lượng theo chứng từ, số lượng thực nhập, chênh lệch và lý do, đơn giá, thành tiền, hạn dùng, vị trí lưu kho
Tổng số lượng và giá trị, tình trạng hàng khi nhận, ghi chú
Chữ ký ba bên: người giao hàng, thủ kho, người duyệt

Ví dụ điền mẫu

NK-2026-045, nhận 500 thùng carton theo hóa đơn nhưng thực nhập 495, 5 thùng rách đã lập biên bản riêng, tổng giá trị 5.407.500đ.

3 lỗi SME hay mắc

Ghi số lượng theo hóa đơn, không đếm thực tế, ba tháng sau kiểm kê phát hiện thiếu hụt hàng loạt không biết thiếu từ đâu.
Nhập hàng không có phiếu, chỉ ghi sổ tay hoặc nhớ miệng, đặc biệt hàng nhận gấp ngoài giờ, lỗ hổng lớn nhất gây thất thoát.
Không ghi vị trí lưu kho trên phiếu, đến lúc xuất hàng phải lục tung cả kho để tìm, dễ nhầm giữa các lô hàng.

Mẹo dùng nhanh

Nguyên tắc 3 khớp trước khi ký nhận: số trên phiếu giao của nhà cung cấp bằng số thực đếm tại kho bằng số trên hóa đơn.
Hàng có hạn dùng bắt buộc ghi hạn ngay trên phiếu, dán tem theo lô, áp dụng nhập trước xuất trước.
Cuối mỗi ngày thủ kho nộp lại toàn bộ phiếu nhập trong ngày, không dồn cuối tuần.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Vận hành

Phiếu nhập kho không chỉ để ghi nhận đã nhận hàng, nó là điểm chốt trách nhiệm đầu tiên trong chuỗi cung ứng, từ thời điểm chữ ký này được đặt xuống doanh nghiệp chính thức chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng hàng hóa. Chỉ số cần theo dõi là tỷ lệ chênh lệch giữa số lượng đặt hàng và số lượng thực nhận theo từng nhà cung cấp. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: thủ kho ký nhận đủ số lượng nhưng không có người thứ hai kiểm đếm độc lập, đây là kẽ hở lớn nhất để hàng biến mất ngay từ khâu nhập mà sổ sách vẫn khớp.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-KV-02 Phiếu xuất kho

Dùng khi nào

Mỗi khi hàng hóa ra khỏi kho: xuất bán, chuyển kho nội bộ, xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, hàng mẫu hoặc khuyến mãi, hàng hỏng hết hạn. Không có phiếu xuất thì không ai được mang hàng ra khỏi kho, kể cả chủ lấy dùng cá nhân.

Ai điền / ai duyệt

Thủ kho điền căn cứ đơn hàng hoặc lệnh sản xuất đã duyệt. Bộ phận bán hàng hoặc sản xuất đề nghị xuất. Kế toán hoặc chủ duyệt trước khi thủ kho xuất hàng, không xuất trước duyệt sau. Khách hoặc tài xế ký xác nhận đã nhận đủ.

Trường thông tin cần có

Số phiếu xuất, ngày giờ xuất, tên kho, mục đích xuất
Khách hàng hoặc đơn vị nhận, số đơn hàng liên quan
Người đề nghị và người duyệt xuất
Bảng chi tiết hàng: mã hàng, tên và quy cách, số lượng yêu cầu, số lượng thực xuất, vị trí lấy hàng, đơn giá, thành tiền
Tổng số lượng và giá trị, phương tiện vận chuyển, ghi chú
Chữ ký ba bên và người nhận hàng

Ví dụ điền mẫu

XK-2026-089, giao 100 chai nước rửa chén và 48 bao bột giặt (thiếu 2 do lô còn 48), tổng 5.320.000đ, xe công ty giao, khách ký nhận.

3 lỗi SME hay mắc

Xuất hàng trước, xin duyệt sau hoặc không duyệt, kẽ hở lớn nhất để hàng biến mất mà không truy được trách nhiệm.
Không đối chiếu số lượng thực xuất với tồn kho thực tế trước khi xuất, dẫn đến xuất âm, không biết thiếu hàng thật hay ghi chép sai.
Không phân biệt xuất bán và xuất nội bộ, hàng mẫu, hàng hỏng, dễ bị lợi dụng rút hàng ra ngoài dưới danh nghĩa hàng mẫu.

Mẹo dùng nhanh

Không phiếu duyệt, không xuất hàng, kể cả duyệt qua ảnh chụp gửi nhóm chat cũng phải có xác nhận bằng văn bản.
Hàng bán chạy, giá trị cao thì thủ kho kiểm tồn thực tế trên kệ trước khi ghi thực xuất.
Cuối ngày đối chiếu tổng phiếu xuất với số đơn hàng đã giao, phát hiện lệch phải truy ngay trong ngày.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Vận hành

Phiếu xuất kho là hàng rào kiểm soát duy nhất ngăn hàng hóa rời khỏi kho mà không có lý do chính đáng, biến việc lấy hàng từ hành động tùy tiện thành hành động có phê duyệt và có dấu vết truy vết được. Chỉ số cần theo dõi là tỷ lệ phiếu xuất không có chữ ký phê duyệt so với tổng số phiếu xuất, lý tưởng phải bằng không. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: phiếu xuất ghi lý do chung chung như dùng nội bộ hoặc xuất tạm mà không gắn với đơn hàng cụ thể, thường là cách hợp thức hóa việc lấy hàng ra ngoài.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-KV-03 Biên bản kiểm kê kho định kỳ

Dùng khi nào

Định kỳ theo lịch cố định (SME nhỏ tối thiểu mỗi quý, hàng giá trị cao hoặc dễ thất thoát mỗi tháng), kiểm kê cuối năm chốt sổ sách, kiểm kê đột xuất khi nghi thất thoát hoặc thay thủ kho.

Ai điền / ai duyệt

Ban kiểm kê tối thiểu 3 người, không được để một mình thủ kho tự kiểm rồi tự ký: thủ kho hỗ trợ đếm, kế toán hoặc người độc lập giám sát, chủ doanh nghiệp chứng kiến và ký duyệt. Người kiểm kê và người quản lý kho hàng ngày không được là cùng một người.

Trường thông tin cần có

Số biên bản, ngày và thời gian kiểm kê, tên kho, lý do kiểm kê
Danh sách ban kiểm kê: họ tên, chức vụ, vai trò
Bảng đối chiếu hàng hóa: mã hàng, tồn sổ sách, tồn thực tế, chênh lệch, đơn giá, giá trị chênh lệch, nguyên nhân, đề xuất xử lý
Tổng giá trị thừa hoặc thiếu và tỷ lệ chênh lệch so với tổng tồn kho
Danh sách hàng cần xử lý đặc biệt: hết hạn, hỏng, tồn lâu
Kết luận và kiến nghị, chữ ký sống toàn bộ ban kiểm kê

Ví dụ điền mẫu

KK-2026-Q2, tổng giá trị thiếu 152.500đ tương đương 0,3% tổng tồn kho, một khoản đã có chứng từ điều chỉnh ngay, một khoản nghi thất thoát lập biên bản riêng và rà camera trong tuần.

3 lỗi SME hay mắc

Để một mình thủ kho tự kiểm kê rồi tự ghi số liệu, dễ bị làm đẹp che giấu thất thoát trước đó.
Kiểm kê xong không truy nguyên nhân, chỉ điều chỉnh cho khớp sổ, vài kỳ liên tiếp thất thoát trở thành chuyện bình thường không ai chịu trách nhiệm.
Bỏ qua kiểm kê hàng chậm luân chuyển và cận hạn sử dụng, vốn bị chôn trong hàng tồn hoặc phải hủy toàn bộ giá trị.

Mẹo dùng nhanh

Kiểm kê chéo khu vực, người phụ trách khu này kiểm khu kia và ngược lại.
Đặt ngưỡng cảnh báo chênh lệch trên 1% giá trị tồn của một mặt hàng thì bắt buộc lập biên bản riêng.
Sau mỗi lần kiểm kê, lập ngay danh sách hàng cần xả nhanh gửi bộ phận bán hàng trong tuần đó.

🎯 Góc nhìn Giám đốc Vận hành

Biên bản kiểm kê là tấm gương duy nhất phản chiếu sự thật của kho hàng, phát hiện chênh lệch giữa những gì sổ sách nói và những gì thực sự đang nằm trên kệ, chênh lệch đó chính là con số tiền đã bốc hơi mà không ai nhìn thấy trong hoạt động hàng ngày. Chỉ số quan trọng nhất là tỷ lệ chênh lệch kiểm kê tính theo giá trị, so sánh qua từng kỳ. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: cùng một nhóm mặt hàng liên tục bị chênh lệch qua nhiều kỳ kiểm kê liên tiếp, đây không còn là sai số ngẫu nhiên mà là dấu hiệu của một lỗ hổng quy trình đang bị khai thác có hệ thống.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

Khối 5 · 3 biểu mẫu

Quản lý & Điều hành

Họp xong có việc rõ ràng, giao việc có người chịu trách nhiệm, nhân viên nghỉ vẫn giữ được toàn bộ đầu mối công việc.

📊 Tải trọn bộ khối này (.xlsx)

GÓC NHÌN CEO

Doanh nghiệp nhỏ không lớn được vì thiếu kỷ luật điều hành, không phải thiếu vốn

Đa số chủ SME Việt đi lên từ chuyên môn: bán hàng giỏi nhất, tay nghề giỏi nhất, hiểu khách nhất. Nên khi giao việc cho nhân viên, kết quả luôn chậm hơn và tệ hơn tự làm, chủ rút về ôm lại. Quyết định đó đúng trong tuần này nhưng sai trong ba năm tới: trần tăng trưởng của công ty bằng đúng quỹ thời gian của một người, người giỏi lần lượt rời đi vì không có đất ra quyết định, và doanh nghiệp không có giá trị độc lập, tách chủ ra là sập.

Doanh nghiệp nhỏ sống theo nhịp tuần. Một CEO thực chiến cố định ba lớp nhịp: giao ban đầu tuần 45 đến 60 phút chỉ trả lời ba câu (tuần rồi cam kết gì và làm được bao nhiêu, đang tắc ở đâu, tuần này cam kết gì), rà số liệu tháng, và đặt lại mục tiêu theo quý. Điểm khác biệt lớn nhất giữa công ty có kỷ luật và không có nằm ở chỗ chủ không đi hỏi miệng tiến độ, mọi việc đang chạy phải nằm ở một chỗ duy nhất mà chủ tự mở ra xem được.

Phân quyền phải viết ra giấy thay vì cảm tính. Quyết định nào sai còn sửa được thì giao xuống, coi như học phí. Quyết định nào không đảo ngược được như tuyển cấp quản lý, ký hợp đồng dài hạn, vay nợ, thì chủ giữ, kèm theo ngưỡng tiền cụ thể để trưởng bộ phận biết khi nào tự quyết, khi nào phải trình.

Ba sai lầm hệ thống, không phải sai lầm kỹ năng. Một, họp để nói chứ không để chốt, không ai ghi lại ai làm gì hạn nào thì tuần sau bắt đầu lại từ đầu. Hai, giao việc bằng miệng, khi có sự cố không truy được trách nhiệm nên trễ hạn không có hậu quả. Ba, không có bàn giao, tri thức và mật khẩu nằm trong đầu từng người, một người nghỉ là công ty mất một mảng.

Khung tối thiểu phải duy trì: họp 1-1 với từng quản lý trực tiếp hai tuần một lần, giữ số người báo cáo trực tiếp cho chủ ở mức 5 đến 7. Đo sức khỏe tổ chức bằng thứ khác ngoài doanh số: tỉ lệ công việc hoàn thành đúng hạn, số quyết định phải leo lên tới chủ mỗi tuần, tỉ lệ nghỉ việc của nhân sự chủ chốt. Bài kiểm tra thật nhất: chủ tắt điện thoại năm ngày làm việc, quay lại xem công ty còn nguyên hay không. Ba biểu mẫu dưới đây là bộ khung tối thiểu để làm được điều đó.

BM-QL-01 Biên bản họp

Dùng khi nào

Mọi cuộc họp có tính công việc: giao ban đầu tuần hoặc tháng, họp khách hàng đối tác quan trọng, họp xử lý sự cố khẩn, họp chiến lược. Hễ họp xong có ít nhất 1 việc cần làm hoặc 1 quyết định cần nhớ là bắt buộc phải có biên bản.

Ai điền / ai duyệt

Một người ghi biên bản cố định hoặc luân phiên, ghi khách quan không thêm ý kiến cá nhân. Người chủ trì đọc lại, xác nhận đúng, ký duyệt trước khi gửi. Người tham dự xác nhận lại phần việc được giao cho mình.

Trường thông tin cần có

Mã biên bản, tên và chủ đề cuộc họp, ngày giờ bắt đầu kết thúc, địa điểm hoặc hình thức online
Người chủ trì, danh sách tham dự (có mặt, vắng có phép), người ghi biên bản
Mục tiêu cuộc họp, nội dung thảo luận chính, các quyết định đã chốt
Bảng công việc phát sinh: việc, người phụ trách, hạn, mức ưu tiên
Vấn đề tồn đọng chưa chốt, thời gian họp tiếp theo
Chữ ký người chủ trì và người ghi biên bản

Ví dụ điền mẫu

BB-2026-07-014, họp giao ban tuần bộ phận Kinh doanh, quyết định giảm 5% cho khách thanh toán sớm và tặng voucher xin lỗi khách giao trễ, hai việc phát sinh có người phụ trách và hạn rõ ràng.

3 lỗi SME hay mắc

Họp xong không ghi biên bản hoặc ghi qua loa, hai tuần sau không ai nhớ chính xác đã quyết định gì, mỗi người nhớ một kiểu.
Ghi nội dung thảo luận rất chi tiết nhưng không tách riêng công việc phát sinh, ai làm, hạn nào, không ai biết mình phải làm gì tiếp theo.
Biên bản làm xong cất vào file, không ai mở lại kiểm tra tiến độ, họp sau lại bàn lại đúng vấn đề cũ.

Mẹo dùng nhanh

Đầu mỗi cuộc họp mới, dành 3 phút đọc lại phần công việc phát sinh của biên bản lần trước.
Giới hạn biên bản trong 1 trang giấy, tập trung quyết định và việc cần làm.
Gửi biên bản qua Zalo hoặc email nhóm ngay trong ngày họp, chậm nhất hôm sau.

🎯 Góc nhìn CEO

Biên bản họp không phải thủ tục hành chính, nó là bộ nhớ của tổ chức và là công cụ biến lời nói trong phòng họp thành cam kết có tên người. Cuộc họp nào kết thúc mà không có dòng ai làm gì hạn nào thì đó là cuộc họp đã tiêu tiền lương của cả nhóm để không đổi lấy gì. Chỉ số cần theo dõi là tỷ lệ đầu việc phát sinh từ biên bản kỳ trước được hoàn thành đúng hạn. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: một đầu việc xuất hiện ở ba biên bản liên tiếp mà vẫn ở trạng thái đang làm, hoặc biên bản chỉ ghi các phòng ban phối hợp xử lý thay vì ghi tên một người cụ thể.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-QL-02 Phiếu giao việc và theo dõi công việc

Dùng khi nào

Giao việc có deadline cụ thể, đặc biệt việc quan trọng, liên quan khách hàng hoặc nhiều bước; giao việc cho nhân viên mới; giao việc liên phòng ban; hoặc khi phải nhắc lại một việc nhiều lần mà vẫn chưa xong.

Ai điền / ai duyệt

Người giao việc điền mô tả, hạn, mức ưu tiên, tiêu chí nghiệm thu. Người nhận việc xác nhận đã nhận và tự cập nhật tiến độ định kỳ. Người giao việc duyệt khi hoàn thành, đánh giá đạt hay chưa.

Trường thông tin cần có

Mã phiếu, ngày giao, người giao, người nhận (chính và hỗ trợ nếu có)
Tên công việc, mô tả chi tiết yêu cầu kết quả cụ thể
Mức ưu tiên: khẩn, cao, trung bình, thấp, hạn hoàn thành cụ thể
Nguồn lực hỗ trợ cần thiết, tiêu chí nghiệm thu
Bảng cập nhật tiến độ: ngày, phần trăm hoàn thành, khó khăn
Ngày hoàn thành thực tế, kết quả đánh giá, ghi chú bài học rút ra

Ví dụ điền mẫu

PGV-2026-07-032, thiết kế và đăng 5 bài Facebook trong 5 ngày, tiêu chí mỗi bài tối thiểu 50 lượt tương tác, cập nhật tiến độ 2 lần, hoàn thành đúng hạn đạt trung bình 65 lượt mỗi bài.

3 lỗi SME hay mắc

Giao việc bằng miệng qua Zalo, không ghi lại thành phiếu, khi việc trễ hoặc sai không có căn cứ đối chiếu.
Giao việc không có hạn cụ thể và tiêu chí nghiệm thu rõ ràng, nhân viên làm theo cách hiểu riêng, chủ không hài lòng vì kỳ vọng khác.
Giao việc xong để đó không theo dõi giữa chừng, đến sát hạn mới hỏi thì đã không còn thời gian sửa.

Mẹo dùng nhanh

Việc quan trọng hoặc kéo dài trên 3 ngày, yêu cầu cập nhật tiến độ ngắn mỗi cuối ngày.
Khi giao việc, hỏi lại nhân viên em hiểu cần làm gì và khi nào xong đúng không để chắc hai bên hiểu giống nhau.
Dùng màu đơn giản trên bảng theo dõi chung: xanh đúng tiến độ, vàng nguy cơ trễ, đỏ đã trễ.

🎯 Góc nhìn CEO

Phiếu giao việc là hợp đồng nội bộ, nó chuyển một kỳ vọng mơ hồ trong đầu người giao thành tiêu chí nghiệm thu mà cả hai bên cùng nhìn thấy. Giá trị lớn nhất nằm ở hai chỗ ít người điền kỹ: thế nào là hoàn thành, và người nhận được tự quyết tới đâu. Chỉ số theo dõi hằng tuần là tỷ lệ đúng hạn theo từng người, cộng với số việc đang mở trên đầu mỗi người, vượt quá 7 đến 10 đầu việc là hệ thống đã nghẽn. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: một cái tên xuất hiện ở phần lớn các phiếu giao việc quan trọng, nghĩa là công ty đang dồn rủi ro vào một cá nhân.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

BM-QL-03 Checklist bàn giao công việc

Dùng khi nào

Nhân viên nghỉ việc, chuyển vị trí, nghỉ dài ngày có kế hoạch (thai sản, đi học, nghỉ phép trên 1 tuần), kể cả nghỉ đột xuất gấp gáp vẫn phải bàn giao có checklist không bỏ qua bước nào.

Ai điền / ai duyệt

Người bàn giao tự liệt kê toàn bộ công việc, tài khoản, tài sản, khách hàng đang phụ trách. Người nhận bàn giao kiểm tra và xác nhận đã nhận đủ. Quản lý hoặc chủ doanh nghiệp duyệt cuối cùng, ký xác nhận và lưu hồ sơ.

Trường thông tin cần có

Thông tin nhân viên bàn giao, lý do bàn giao và ngày nghỉ chính thức, người nhận bàn giao
Thời gian bắt đầu và kết thúc bàn giao
Danh sách toàn bộ công việc đang phụ trách kèm tình trạng và tài liệu liên quan
Danh sách tài khoản, mật khẩu, quyền truy cập cần chuyển giao hoặc thu hồi
Danh sách tài sản, thiết bị công ty đang giữ cần trả lại
Danh sách khách hàng, đối tác đang phụ trách kèm tình trạng quan hệ
Danh sách công việc dở dang cần hoàn thành gấp kèm hướng dẫn xử lý tiếp
File, tài liệu quan trọng và nơi lưu trữ, chữ ký người bàn giao và người nhận, ghi chú của quản lý

Ví dụ điền mẫu

Chị Hằng nghỉ việc, bàn giao 45 khách VIP và 1 đơn khiếu nại đang xử lý cho anh Đức Anh, thu hồi laptop, điện thoại, thẻ ra vào, đổi mật khẩu email và gỡ quyền quản trị Fanpage.

3 lỗi SME hay mắc

Nhân viên nghỉ đột ngột không kịp bàn giao bài bản, mang theo toàn bộ đầu mối khách hàng trong đầu, công ty mất trắng quan hệ khách hàng.
Bàn giao qua loa bằng miệng trong buổi làm việc cuối, không có checklist đối chiếu, sót mật khẩu, nơi lưu file, khách đang có vấn đề chưa giải quyết.
Bàn giao xong không ai kiểm tra lại, không thu hồi tài khoản và tài sản đúng hạn, rủi ro rò rỉ thông tin.

Mẹo dùng nhanh

Ngay khi nhân viên báo ý định nghỉ, chủ động đưa checklist này ra để họ bắt đầu điền dần.
Vị trí quan trọng nên cập nhật checklist này định kỳ mỗi quý dù chưa có ý định nghỉ, coi như bản đồ công việc luôn sẵn sàng.
Sau khi bàn giao xong, quản lý dành 15 phút hỏi lại người nhận có điều gì chưa rõ để phát hiện lỗ hổng sớm.

🎯 Góc nhìn CEO

Checklist bàn giao là công cụ quản trị rủi ro tri thức và quản trị tài sản, buộc doanh nghiệp kiểm kê những thứ vô hình nhưng chết người nếu mất: tài khoản đăng nhập, dữ liệu khách hàng, công nợ chưa thu, những mẹo xử lý mà chỉ người đang làm mới biết. Không đợi tới lúc có người nghỉ mới làm bàn giao, mỗi vị trí quan trọng phải có bản bàn giao cập nhật sẵn. Chỉ số cần nhìn là số vị trí hiện chưa có ai thay thế được. Dấu hiệu cảnh báo can thiệp ngay: khi nghe câu chỉ có bạn A làm được việc này, hoặc phát hiện tài khoản, dữ liệu khách hàng đang đứng tên cá nhân nhân viên chứ không đứng tên công ty.

📊 Tải riêng mẫu này (.xlsx)

Công cụ tương tác

Máy tính ước tính giờ và tiền tiết kiệm được

Tick những việc đang làm thủ công ở công ty anh chị, nhập chi phí 1 giờ làm việc, xem thử mỗi tháng và mỗi năm có thể tiết kiệm được bao nhiêu nếu dùng biểu mẫu chuẩn.

Mỗi lần báo giá hoặc lên đơn hàng phải soạn lại từ đầu, không có mẫu sẵn~1,5 giờ/tuần Quên chăm sóc lại khách cũ vì không ghi chép lịch sử liên hệ~1 giờ/tuần Chấm công, tính lương, tính tăng ca thủ công không theo bảng chuẩn~2 giờ/tuần Mỗi lần tuyển người phải soạn lại hợp đồng lao động từ đầu~1 giờ/tuần Ghi chép thu chi rời rạc, cuối tháng đối chiếu sổ quỹ rất lâu~2,5 giờ/tuần Không có bảng công nợ, phải hỏi lại từng khách hàng, nhà cung cấp~1,5 giờ/tuần Nhập xuất kho không ghi phiếu, cuối kỳ kiểm kê phải dò lại từ đầu~2 giờ/tuần Họp xong không ghi biên bản, việc bị quên phải họp lại nhiều lần~1 giờ/tuần

Chi phí 1 giờ làm việc của anh chị (đồng/giờ):

0 giờ

tiết kiệm mỗi tuần

0đ

ước tính mỗi tháng

0đ

ước tính mỗi năm

Đây là ước tính minh họa dựa trên giả định trung bình cho từng đầu việc, không phải số liệu khảo sát chính thức, chỉ giúp anh chị hình dung mức độ ảnh hưởng khi chưa chuẩn hóa biểu mẫu.

Trắc nghiệm nhanh

Doanh nghiệp anh chị nên bắt đầu từ khối nào

Trả lời 5 câu hỏi ngắn, hệ thống sẽ gợi ý khối biểu mẫu nên chuẩn hóa trước tiên.

Câu 1. Vấn đề khiến anh chị đau đầu nhất tuần này là gì?

Câu 2. Nếu chỉ được chuẩn hóa 1 việc ngay tuần này, anh chị chọn gì?

Câu 3. Trong 3 tháng qua, doanh nghiệp anh chị từng gặp tình huống nào nhất?

Câu 4. Bộ phận nào trong công ty đang thiếu người nhất, dễ sai sót nhất?

Câu 5. Nếu chỉ được chọn 1 quyển sổ để bắt đầu ghi chép bài bản, anh chị chọn?

Kế hoạch hành động

Lộ trình áp dụng trong 30 ngày

Không cần làm hết 5 khối cùng lúc. Đi theo 4 tuần này để cả đội quen dần mà không bị quá tải.

Tuần 1 · Ngày 1 đến 7

Chọn khối đau đầu nhất

Dùng kết quả bài trắc nghiệm ở trên để chọn 1 khối. In hoặc tải file khối đó, phát cho đúng người phụ trách, dùng thử ngay trong tuần, chưa cần hoàn hảo.

Tuần 2 · Ngày 8 đến 14

Thêm khối thứ 2, thu thập phản hồi

Hỏi người dùng khối 1 xem mẫu nào khó điền, thiếu trường thông tin gì, chỉnh lại cho vừa với công ty mình. Đồng thời bắt đầu khối thứ 2.

Tuần 3 · Ngày 15 đến 21

Họp nhanh cả đội, thêm khối thứ 3

Họp 15 đến 20 phút, dùng chính Biên bản họp (BM-QL-01) để ghi lại. Chốt bản biểu mẫu chính thức của công ty, thêm khối thứ 3.

Tuần 4 · Ngày 22 đến 30

Hoàn thành cả 5 khối

Đưa đủ 5 khối vào quy định nội bộ: từ nay công ty dùng biểu mẫu chuẩn cho từng việc. Giao 1 người phụ trách theo dõi việc tuân thủ mỗi tháng.

Hỏi đáp

Câu hỏi thường gặp

Những thắc mắc phổ biến nhất khi doanh nghiệp SME bắt đầu dùng bộ biểu mẫu này.

Doanh nghiệp bao nhiêu người thì cần dùng bộ biểu mẫu này?

Nên dùng ngay từ khi chỉ có 1 đến 2 nhân viên, vì thói quen ghi chép hình thành sớm dễ hơn nhiều so với sửa lại khi công ty đã đông người. Càng nhiều nhân viên càng cần gấp, vì rủi ro thất thoát và tranh chấp tăng theo quy mô.

Có bắt buộc in giấy không, dùng Excel hoặc Google Sheet được không?

Được. Bản chất của biểu mẫu là chuẩn hóa những thông tin cần có, còn hình thức dùng giấy, Excel, Google Sheet hay phần mềm quản lý đều được, miễn giữ đủ các trường thông tin đã liệt kê.

Bộ biểu mẫu này có thay thế được phần mềm kế toán hoặc quản lý bán hàng không?

Không thay thế phần mềm chuyên dụng khi doanh nghiệp lớn lên, nhưng là bước khởi đầu ít tốn kém, giúp hình thành thói quen ghi chép chuẩn trước khi đầu tư phần mềm, và dữ liệu ghi theo mẫu chuẩn cũng dễ nhập vào phần mềm sau này hơn.

Hợp đồng lao động, hợp đồng bán hàng trong bộ này có dùng được luôn không hay phải sửa?

Đây là mẫu tham khảo đúng khung pháp lý phổ biến tại Việt Nam, cần điền và sửa lại thông tin cho đúng doanh nghiệp mình trước khi ký. Với giao dịch giá trị lớn hoặc tình huống đặc thù, nên nhờ luật sư hoặc kế toán rà lại trước khi áp dụng chính thức.

Có cần đào tạo nhân viên trước khi dùng không?

Nên có buổi hướng dẫn ngắn 15 đến 20 phút cho mỗi khối, dùng ngay phần Ví dụ điền mẫu trên trang này làm giáo cụ trực quan, nhân viên nhìn ví dụ là hiểu cách điền, không cần giải thích lý thuyết dài dòng.

Ai là người giữ các biểu mẫu đã điền?

Tùy khối: kế toán giữ phiếu thu chi và bảng công nợ, HR giữ hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động, quản lý kho giữ phiếu nhập xuất kho, quản lý chung giữ biên bản họp và phiếu giao việc. Nên quy định rõ 1 người và 1 nơi lưu cố định cho mỗi loại.

Có nên dùng hết tất cả biểu mẫu ngay từ đầu không?

Không cần. Nên bắt đầu từ khối đang gây đau đầu nhất (dùng bài trắc nghiệm phía trên để xác định), dùng quen trong 1 đến 2 tuần rồi mới mở rộng dần sang khối khác, theo đúng lộ trình 30 ngày gợi ý trên trang.

File tải về có sửa lại được không?

Có. File Word và Excel tải về mở ra sửa thoải mái: đổi tên công ty, thêm logo, thêm bớt cột, đổi màu, miễn giữ lại các trường thông tin quan trọng để không thiếu dữ liệu cần thiết.

Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT hiện nay là bao nhiêu?

Từ ngày 01/07/2025, ngưỡng áp dụng là 5 triệu đồng mỗi lần mua hàng hóa, dịch vụ (đã gồm thuế), theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, thay cho mức 20 triệu đồng áp dụng trước đó. Trang này đã cập nhật đúng mức mới.

Bảng chấm công trong bộ mẫu có tính đúng luật làm thêm giờ không?

Có hướng dẫn đúng hệ số làm thêm giờ theo Điều 98 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: tối thiểu 150% lương ngày thường, 200% ngày nghỉ hằng tuần, 300% ngày nghỉ lễ Tết. Số liệu cụ thể (mức lương, số giờ) cần nhập đúng theo thực tế công ty.

Có mất phí khi tải các file này không?

Không. Toàn bộ file Word và Excel trên trang này tải về miễn phí, dùng nội bộ doanh nghiệp thoải mái, không giới hạn số lần tải.

Biểu mẫu quốc tế có gì khác so với Việt Nam, trang này áp dụng chuẩn nào?

Số liệu, điều khoản pháp lý và mẫu chứng từ trên trang này áp dụng đúng quy định hiện hành tại Việt Nam (Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính về mẫu chứng từ kế toán, Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, Nghị định 181/2025/NĐ-CP về ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt, Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử). Cấu trúc mỗi biểu mẫu (đủ trường thông tin, có người điền và người duyệt tách biệt, có lưu vết phê duyệt) là thông lệ quản trị nội bộ phổ biến ở nhiều quốc gia, đã điều chỉnh lại ngôn ngữ và ví dụ cho phù hợp thực tế doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam.